1С:Документооборот холдинга - новинка на рынке ECM-систем

19.01.2024 Продукты «1С»

29.12.2023 фирма «1С» сообщила о выходе новой версии своей очень популярной ECM-системы линейки «1С: Документооборот» - 1С: Документооборот холдинга.

В чём же принципиальное отличие от предыдущих версий этого программного продукта?

Данный программный продукт является развитием «1С: Документооборота КОРП» редакции 3.0 и предназначена в первую очередь для крупных компаний с разветвленной филиальной структурой, которые создают единую систему электронного документооборота.

Ключевая особенность — контролируемый обмен данными, благодаря которому:

любой сотрудник из любого узла сможет участвовать в процессе обработки (например, согласование договора между юрлицами группы компаний);
можно обмениваться широким спектром данных — например, поддерживается передача не только документов, но и нормативно-справочной информации, мероприятий, бронирования помещений и т. д.

Контролируемый обмен данными (КОД) – это принципиально новый подход построения многоузловой базы из нескольких информационных баз на платформе "1С: Предприятие" с быстрой репликацией всех изменений или их части с поддержкой ссылочной целостности. Ранее для этих целей использовался механизм Распределённых Информационных Баз (РИБ), который имел ряд технологических ограничений и особенностей, которые накладывали дополнительные требования к ИТ-архитектуре и компьютерному и сетевому оборудованию.

Там чем КОД лучше РИБ? Остановимся на некоторых ключевых аспектах:

Конфигурации узлов не обязаны совпадать

Вы можете использовать нетиповые конфигурации на узлах. Если необходима специфическая доработка на одном из узлов в силу специфики работы этого узла, Вы можете смело её выполнять, она никак не повлияет на центральный узел и остальные узлы сети.

В варианте РИБ такой возможности не было, все изменения конфигурации мигрировали между всеми узлами баз данных;

Нет квитирования (КОД полагается на гарантированную доставку изменений)

В варианте РИБ для внесения изменений требовался «ответ» от узла, что он принял изменения. Если такого «ответа» не поступало, то изменение заново отправлялось в периферийный узел, что увеличивало нагрузку на сеть и систему в целом;

Изменения передаются не одним большим сообщением, а множеством маленьких

Это снижает нагрузку на сеть и оборудование, что позволяет поддерживать работоспособность узла даже в труднодоступных местах в условиях ограниченных ресурсов;

Есть встроенный механизм контроля ссылочной целостности

Выполняется при отправке и гарантирует, что вместе с данными будут отправлены другие необходимые данные, связанные ссылками с отправляемыми. Работает это так:

Ссылки в отправляемых данных и отправляемые данные ссылочного типа откладываются для контроля.
Из ИБ выбираются контролируемые данные по ссылкам в отправляемых данных и по ссылкам на отправляемые данные ссылочного типа.
Из выбранных контролируемых данных исключаются те, что уже отправлялись адресатам с актуальными отметками.
Контролируемые данные сериализуются, и процесс итеративно повторяется, пока новые контролируемые данные не перестанут появляться.

Используется не XML, а JSON

Текстовый формат обмена данными, основанный на JavaScript. Как и многие другие текстовые форматы, JSON легко читается людьми. За счёт своей лаконичности по сравнению с XML формат JSON может быть более подходящим для сериализации сложных структур.

Вы можете передать/запросить больше информации, используя один и тот же размер передаваемых данных, что напрямую влияет на быстродействие запросов и нагрузку на оборудование и сети.

При разработке данного метода использовался огромный багаж знаний и кейсов, полученных специалистами фирмы «1С» при внедрении ECM-системы на предприятиях одной из крупнейших компаний нашей страны – Почта России.

Согласитесь, что лучшего представителя с точки зрения количества филиалов, их удалённости, разнообразия компьютерного и сетевого оборудования, уровня подготовки персонала и многих других аспектов, найти в нашей стране сложно.

Но описанная выше особенность конфигурации важная, но не единственная. Вот только некоторые особенности новой редакции 3.0 1С: Документооборот, которые расширяют функциональные возможности:

Единый справочник «Документы предприятия» с признаком прочтенности ведется внутри вида документа и обеспечивает разделение на документопотоки (входящий, исходящий, внутренний). Это позволяет гибко и быстро настроить программу под конкретное предприятие.
Тематики документов уточняют вид документа и позволяют группировать документы по различным критериям.
Автоматическое расширение доступа к связанным документам обеспечивает синхронизацию доступа к связанным между собой документам. Например, если сотрудник получает доступ к дополнительному соглашению, то он автоматически получает доступ и к связанному с ним договору-основанию.
Новый принцип и интерфейс «Обработки документа и мероприятий» дает возможность настроить автозапуск, условия, схемы, копирование настроек. Благодаря этому обработка стала проще и нагляднее, а ее настройка — более легкой и гибкой. Теперь вся информация о действиях над документом собрана в одном месте.
Учет важности документов. Теперь документам можно присвоить уровень важности: высокий, нормальный, низкий.
Многопредметные процессы с вложенными обработками. В процессы теперь можно добавить документы в качестве вспомогательных и заполняемых предметов.
Новые возможности нумерации документов: реализованы временные номера, возможно повторное использование «свободных» регистрационных номеров.
Новый интерфейс для просмотра связей документа, множественные связи «Делает недействующим» и «В ответ на» — теперь основные сведения о связях документа можно посмотреть в одном окне.
Поддержка множественного подписания, выбор организации, от имени которой идет подписание.
Вытеснение участников согласования участниками подписания и утверждения — в случаях, когда сочетание правил обработки документов или интерактивный выбор участников пользователями приводят к тому, что один и тот же сотрудник оказывается участником нескольких действий и получает несколько одинаковых задач по одному документу.
Проекты резолюций. Теперь регистратор или автор документа перед отправкой на рассмотрение может вписать проект резолюции, чтобы помочь ответственному лицу принять решение.
Согласование в режиме замечаний и протокол разногласий. Возврат на доработку подзадач — теперь согласующие работают параллельно, а не поочередно, как ранее. В программе сохраняются замечания, которые автоматически переносятся комментариями в файл Word, попадают в протокол разногласий, выводятся на печать или в лист согласования.
Контроль версий согласованных файлов позволит быстро увидеть, какая именно версия была согласована и не менялся ли файл после этого.
Реестры документов и мероприятий выделяют виды документов и мероприятий в группы, позволяют удобно настроить быстрый доступ к реестрам из блока навигации рабочего стола.
Размещение дополнительных реквизитов возможно в любом месте карточки документа. Реализованы проверка орфографии, сохранение и редактирование склонений названий.
Расширены состояния документов и настройки доступности по состоянию.
Новые возможности автоматической вставки отметки об электронной подписи: конвертация в PDF-A, выбор страницы для вставки, редактирование отметки об ЭП, вставка нескольких отметок об ЭП, штамп простой электронной подписи, отметка об ЭП в листах согласования.
Использование облачной электронной подписи по технологии КриптоПро DSS. Ознакомление с усиленной электронной подписью.

Поэтому с уверенностью можно сказать, что «1С: Документооборот холдинга» станет хорошим «подспорьем» в процессе формирования единого цифрового пространства на Ваших предприятиях, а мы со своей стороны будем рады оказать Вам в этом посильную экспертную помощь, ведь наш успех – это успех наших клиентов.

Автор: Аналитик 1С
Ткаченко Максим