Автоматическое создание Отсутствий и Перерасчеты в больничном в 1С:ЗУП

С начала версии 3.1.25.36 в 1С: ЗУП была внесена автоматизация создания двух типов документов: "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)" и "Больничный". Этот процесс активируется при получении сообщений от Социального Фонда России о пособиях, прямо в 1С.

Некоторым пользователям удобно, что документы создаются автоматически. Однако, для тех, кто предпочитает вносить данные вручную, предусмотрена возможность отключить автоматическое создание документов. Это можно сделать в карточке организации, перейдя в раздел "Учетная политика и другие настройки" -> "Учетная политика" -> "Пособия ФСС".

Однако есть недочет в автоматическом создании документов отсутствия. При получении первого сообщения создается документ отсутствия с известным периодом. При последующих сообщениях (например, продлении больничного) вносится исправление в первоначальный документ отсутствия, иногда уже за следующий месяц. В результате образуется множество документов, где один является исправлением другого, и так далее. По итогу в месяце начала болезни действующий документ отсутствия фактически не остается.

Для устранения этой проблемы мы предлагаем отменять те документы отсутствия, которые являются исправлениями, а также корректировать сроки в оставшемся первоначальном документе отсутствия.

Определить, что документ является исправлением можно по синим ссылкам "Открыть исправленный документ" справа внизу документа.

Если при заполнении документа "Больничный лист" мы видим, что появилась вкладка с перерасчетами, то, в первую очередь, стоит оценить - нужны ли нам эти строки на самом деле.

В ряде случаев перерасчет не является ошибкой. Для проверки откройте "Табель (Зарплата - Отчеты по зарплате)", посмотрите, сколько дней должно быть оплачено по окладу. После этого откройте начисление зарплаты прошлого месяца и проверьте за сколько дней оклад реально начислен. Если переплата на самом деле имеет место (поздно получили информацию об отсутствии сотрудника), то оставляем перерасчет в больничном и отмечаем себе на будущее - куда в отчеты по НДФЛ и РСВ попадет этот перерасчет.

Возможен и другой вариант - оплата прошлого месяца произведена верно, с учетом, что часть месяца сотрудник болел. В таком случае стоит проверить корректность заполнения документов отсутствия (перерасчеты, как правило возникают в больничных, переходящих из месяца в месяц). При необходимости, поправить данные в документах отсутствия. Изменять суммы в начислении прошлого месяца мы не можем, но если поправлены даты в документах "Отсутствие" (болезнь, прогул, неявка), то документ "Начисление зарплаты за месяц" потребуется перепровести.

Для надежности, проводить лучше не открывая документ, чтобы суммы точно остались прежними.
После поправок больничный стоит перезаполнить. На практике случаются и более сложные случаи, когда приходится решать вопрос с настройками начислений различных премий в месяце больничного. Но в большинстве случаев первые два варианта помогают справиться с ситуацией.

В ноябре приходит информация, что у сотрудника Булатов И.В. закрыт больничный. Срок больничного с 30.10.23 по 7.11.23. Вносим документ в программу, замечаем, что появились какие-то минуса.

Так же замечаем, что появилась вкладка "Перерасчет прошлого периода". Перейдем на эту вкладку и в колонках "Период" прочитаем даты.

Строка перерасчета про даты октября, т.е. по данным программы расчет октября выполнен с ошибкой.
Проводим документ больничного. Идем проверять, так ли это на самом деле.

Отчет Табель (Зарплата – Отчеты по зарплате).

С учетом двух дней болезни отработано 20 дней.
Теперь идем в документ "Начисление зарплаты и взносов" за октябрь. В документе на вкладке "Начисление" нажимаем кнопку с зеленой табличкой, чтоб было видно больше колонок.

Видим, что было оплачено 22 дня и начислен весь оклад полностью. В итоге сторно оклада октября в документе больничного оставляем, оклад октября действительно оплачен без учета отсутствия (при всех сложностях с обменом с СФР по пособиям могли пропустить сообщение о начале болезни).

Стоит только для себя сориентироваться, что по НДФЛ эти минуса отразятся датой первоначальной оплаты оклада октября, а в РСВ отразятся ноябрем, если зарплата ноября перекроет этот минус и октябрем, если зарплата ноября будет меньше этого минуса.

А если еще и МСП, то после зарплаты ноября стоит проверить как все это попадет в квартальный отчет, а то там по МСП есть давняя не исправленная ошибка про взносы.

В ноябре приходит информация, что у сотрудника Булатов И.В. закрыт больничный. Срок больничного с 30.10.23 по 7.11.23. Вносим документ в программу, замечаем, что появились какие-то минуса и вкладка перерасчета. На вкладке перерасчета читаем за какой месяц минуса.

Так же проверяем соответствие начисления и табеля.

В табеле больничный учтен, 20 рабочих дней.

В документе начисление количество рабочих дней для расчета оклада верное, т.е. это не ошибка расчета оклада и надо искать дальше.

Заходим в журнал «Все начисления» делаем отбор по нашему сотруднику.

Нам известно, что сотрудник болел с 30.10.23 и мы уже проверили, что к моменту начисления зарплаты октября эта информация была известна и оклад рассчитан верно. Но при этом нет не одного документа об отсутствии с месяцем октябрь. Есть больничный, но у него месяц начисления Ноябрь, начисление зарплаты Октября его учесть не может.

Исправляем. Вносим документ "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)" с месяцем в шапке Октябрь на период с 30.10.23 по 31.10.23.

После этого перепроводим документ "Начисление зарплаты" и взносов октября. Мы уже проверяли, что суммы нас полностью устраивают, то для уверенности, что начисления не изменятся, проводим не открывая документ.

Возвращаемся в документ больничного и пересчитываем его.

Видим, что минуса больше нет, а на вкладке с перерасчетами только строка отсутствия, которой мы закрываем дни октября, пока оригинала больничного еще нет.