Автоматизация бюджетирования на базе 1С (ERP, КА) и ФинБиз

Бюджетирование — это важнейший элемент управленческой деятельности, который объединяет финансовые подразделения, обеспечивает надзор за вкладом каждого отдела в общее благополучие и успешность предприятия.

Интеграция системы автоматизации в процесс бюджетирования — необходимое решение для улучшения планирования и мониторинга за экономикой организации. Одним из широко используемых инструментов является платформа 1С.

Что такое бюджетирование

Бюджетирование — комплекс мероприятий по разработке, реализации, мониторингу и оценке денежных планов предприятия. Этот процесс необходим для согласования действий различных отделов, мониторинга достижения целей, прогнозирования экономических рисков и предотвращения потерь.

Грамотно составленные планы способствуют точному прогнозу и мониторингу доходов и затрат, эффективной дистрибуции и использованию ресурсов, своевременному выполнению обязательств компании и предотвращению денежных потерь. Автоматизация бюджетирования в 1С позволяет увеличить точность, скорость и достоверность обработки данных, а также снизить риск человеческого фактора.

Преимущества автоматизации:

• Точность данных. Автоматизация позволяет получать актуальные и точные цифры о доходах и расходах, что важно для принятия обоснованных решений.

• Контроль над деньгами. IT-системы обеспечивают постоянный мониторинг над движением денежных средств, позволяя своевременно выявлять возможные проблемы и отклонения от плана.

• Прогнозирование. Специальные инструменты помогают быстро формировать финансовые отчеты за любой период времени и прогнозировать будущие показатели, что помогает планировать деятельность организации на перспективу.

• Анализ эффективности. IT-системы предоставляют возможность анализировать структуру доходов и расходов, выявлять наиболее эффективные направления деятельности и оптимизировать затраты.

• Удобство использования. Работа с системами бюджетирования 1С минимизирует ручной труд сотрудников, что сокращает время на обработку информации и повышает качество клиентского сервиса.

• Интеграция с другими системами. Возможность интеграции с другими программами и сервисами, такими как бухгалтерские программы, CRM-системы и ERP-системы, позволяет получать полную картину экономического состояния компании и принимать более обоснованные решения.

Интеграция программных продуктов для автоматизации процессов бюджетирования значительно сокращает время на поиск необходимой информации, обеспечивает глубокий анализ данных с различных срезов и позволяет быстро составлять финансовые планы без лишних усилий.

Возможности автоматизации бюджетирования в 1С

Продукты 1С помогают быстро создавать, управлять и анализировать бюджеты, обеспечивая точность прогнозов, контроль за финансовыми показателями. Приведем основные возможности для автоматизации: 

• Создание и управление бюджетами. Разработка планов на различные периоды времени (год, квартал, месяц), например, доходы, расходы, инвестиции с учетом специфики бизнеса.

• Финансовый учет и контроль выполнения плана. Отслеживание фактических доходов и расходов, сравнение их с запланированными показателями и анализировать расхождения. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в ситуации и корректировать бюджетные планы.

• Анализ финансовых показателей и сценарный анализ. Оценка влияния различных факторов на экономические результаты, построение прогнозов в зависимости от изменяющихся условий и принятие решений на основе полученных данных.

• Рост прибыли. Моделирование перспективных денежных состояний для учета внешних и внутренних факторов при планировании показателей, а также определения возможности роста прибыли.

• Контроль затрат. Оперативный мониторинг затрат для своевременной реакции на изменения в экономической ситуации.

• План-фактный анализ. Регулярный план-фактный анализ деятельности предприятия для правильного исполнения и корректировки планов при необходимости.

• Мониторинг расходов. Управление расходами с учетом лимитов и сроков исполнения документов для эффективного использования ресурсов.

Инструменты 1С позволяют планировать и управлять ресурсами, а также принимать обоснованные управленческие решения на основе анализа полученных данных.

Когда необходима автоматизация бюджетирования

Традиционный подход к ведению бюджета, основанный на ручном учете и обработке большого количества данных может быть недостаточно точным и оперативным. В таких случаях упрощение бюджетного процесса становится необходимым условием для успешного развития организации.

Есть много программных решений для цифровизации бюджетирования на предприятии, которые различаются по функциональности, стоимости и требованиям к технической подготовке пользователей. При выборе программного обеспечения следует учитывать размер бизнеса, его возможности и потребности в функционале.

Программы для автоматизации финансового планирования особенно актуальны для крупных компаний с разветвленной структурой и большим количеством подразделений. В таких организациях ручное планирование и управление планами могут привести к ошибкам и потерям, поэтому необходимы профильные программы для обеспечения стабильности и эффективности работы.

Небольшим компаниям это позволит повысить эффективность управления экономикой, улучшить надзор над расходами и доходами, а также сократить время на подготовку отчетности.

Бюджетирование 1С является эффективным инструментом для успешного развития организации, которое позволяет оптимизировать процессы планирования, обеспечивает прозрачность и точность расчетов, а также способствует принятию обоснованных решений.

Этапы работ по автоматизации бюджетирования

Внедрять IT-технологии в процессы бюджетирования можно двумя основными методами: программный продукт–методологическая модель и методика–программа.

Первый подход рекомендуется для компаний, где управленческий учет не требует сложных расчетов или же когда был проведен тщательный анализ критериев для будущей системы учета. Если выбрать программное решение и компанию, ответственную за его внедрение, с умом и аккуратностью, это значительно облегчит процесс запуска, уменьшит время на подготовку начальных данных и создание учетной методики.

Сначала выбирают подходящие инструменты, а затем на их основе разрабатывают финансовую модель и методику. Однако при подборе комплекта «программа – методика» крайне важно убедиться, что интегрированная в программу методика точно соответствует нуждам конкретной организации. В противном случае, даже при значительных инвестициях, система может оказаться неэффективной.

Второй метод используется, когда компания не находит готового решения или стандартные подходы не соответствуют ее специфике. В таком случае можно прибегнуть к индивидуальной разработке финансовой модели, которая начинается с создания экономической модели и создания спецификаций для управленческого учета. Далее выбирается программное обеспечение, соответствующее сформированной методике, и лишь после этого разрабатывается детальное техническое задание.

Такой метод требует значительных усилий на этапе анализа и разработки методологии. Возможно, что для глубокого понимания механизмов построения модели потребуется предварительно создать необходимые документы в Excel и даже провести пробное ведение учета, что может привести к значительному продлению сроков внедрения системы.

Как происходит автоматизации бюджетирования

Рассмотрим основные этапы работ:

• Анализ текущего состояния. На первом этапе изучаются существующие методы и инструменты, а также выявляются проблемы и узкие места в процессе планирования и управления финансами.

• Определение целей и задач. На основе проведенного анализа выявляются необходимые инструменты для повышения точности планирования, сокращение времени на обработку данных, улучшение надзора над исполнением планов.

• Выбор программного обеспечения. Выбирается программное обеспечение, которое должно соответствовать потребностям предприятия и иметь необходимые функциональные возможности.

• Разработка методологии. Создается методология, которая определяет порядок и принципы формирования бюджетов, а также правила их согласования и утверждения.

• Настройка программного продукта. Проводится настройка ПО в соответствии с разработанной методологией. Осуществляется интеграция с другими системами предприятия, такими как бухгалтерский учет, управление персоналом и т. д.

• Обучение персонала. Сотрудники предприятия проходят обучение работе с новым ПО и использованию новых методов.

• Тестирование и внедрение. Проводится тестирование работоспособности системы, выявляются возможные ошибки и недочеты. После устранения всех недостатков система внедряется в производственный процесс.

• Мониторинг и контроль. После внедрения системы необходимо осуществлять мониторинг ее работы и надзор за исполнением планов. Регулярно анализируются данные и вносятся корректировки в методологию при необходимости.

• Оценка результатов автоматизации. Сравниваются фактические показатели с запланированными, анализируются причины отклонений и разрабатываются меры по их устранению.

Правильный выбор и интеграция программных продуктов позволяют существенно повысить эффективность управления экономикой предприятия и улучшить качество принимаемых решений.

Программы для автоматизации бюджетирования

Перед выбором программы необходимо убедиться в ее совместимости с уже используемыми информационными системами компании, например, ERP, управление складом, продажи и другими ключевыми системами, чтобы обеспечить целостность данных и эффективный обмен информацией.

Программный продукт должен обладать необходимым набором функций для составления бюджетов, планирования расходов, создания прогнозов и анализа данных. Важно учитывать возможности программы по проведению сценарного анализа, аналитики данных, созданию отчетов и дашбордов для управленческого решения. Программа должна обеспечивать надежную защиту конфиденциальной информации, иметь механизмы резервного копирования данных, а также соответствовать стандартам безопасности и защите персональных данных.

Также необходимо учитывать гибкость условий лицензирования и возможность масштабирования программы в соответствии с потребностями бизнеса. Важно оценить соотношение цены и качества предлагаемых функций.

Приведем самые популярные решения.

Бюджетирование в 1С:ERP

«Бюджетирование» — это специальный модуль, входящий в состав 1С:ERP, который предназначен для создания бюджетов, управления денежными ресурсами и надзора за выполнением планов.

Модуль 1С «Бюджетирование» ERP позволяет создавать и управлять различными видами планов, включая экономические, операционные, инвестиционные и прочие. С ее помощью можно проводить детальное планирование доходов и расходов, устанавливать финансовые ограничения, а также мониторить выполнение бюджетов на различных уровнях организации.

Система 1С:ERP обеспечивает функционал для создания сценариев развития компании, исходя из имеющихся ресурсов и потенциала привлечения дополнительных инвестиций. Инструменты для разработки бюджета интегрированы с другими модулями, включая прогнозы продаж, закупок и производственных показателей, что способствует созданию точных бизнес-прогнозов.

Для составления финансовых прогнозов используются данные, собранные из различных источников, в том числе информацию о балансе и оборотных средствах по планам счетов, а также дополнительные параметры, что дает возможность адаптировать систему для работы с индивидуальными данными.

Бюджетирование в 1С:Комплексная автоматизация

Функциональный блок «Бюджетирование» в программном комплексе «1С:Комплексная автоматизация» является дополнительным компонентом, аналогичным тому, что присутствует в системе «1С:ERP». Его задача — эффективное управление процессом составления бюджетов.

Основные возможности данной подсистемы включают:

• Универсальные механизмы настройки различных типов бюджетов.

• Глубокая и всесторонняя аналитика.

• Возможность моделирования различных сценариев развития.

• Работа с несколькими валютными единицами.

• Использование табличных форм для ввода и корректировки данных.

• Предсказание экономических тенденций.

• Мониторинг и оценка соответствия фактических показателей плановым.

• Составление итоговой отчетности на основе мониторинга.

• Проведение комплексного финансового анализа.

Подсистема «Бюджетирование» в «1С:Комплексная автоматизация» предоставляет инструменты для разработки разнообразных бюджетных планов, контроля за финансовыми потоками, а также для анализа и планирования финансовых показателей организации.

Бюджетирование в ФинБиз

Smart Интегратор Фобизнес разработала свой продукт ФИНБИЗ 3.0 для управления денежными потоками организаций на базе 1С:Бухгалтерия. В ФИНБИЗ 3.0 есть специальный блок «Бюджетирование», который предлагает следующие инструменты:

• Платежный календарь.

• Планирование БДР и БДДС. 

• Установление лимитов расходования денежных средств. 

• Корректировка бюджета, план-фактный анализ.

Также в решении реализованы и другие возможности для управления денежными потоками, такие как: регистрация доходных и расходных договоров, указание особых условий, настройка шаблонов, составление графиков платежей, аналитика экономических целей, встроенные дашборды для визуализации показателей.

Использование ФИНБИЗ 3.0 дает ряд преимуществ для компаний:

• Оптимизация рабочих процессов финансового отдела, бухгалтерии, казначейства, отдела продаж и отдела закупок.

• Регистрация финансовых условий и сроков договоров, формирование графика платежей, предупреждение рисков кассовых разрывов.

• План-фактный анализ в режиме реального времени, онлайн-согласование документов.

ФИНБИЗ 3.0 — это профильный программный продукт для автоматизации бюджетирования и управления денежными потоками, который помогает оптимизировать рабочие процессы, улучшить контроль над финансами и повысить эффективность работы организации в целом.