Автоматизация учета в 1С - бухгалтерия, кадры, налоги, документооборот

Бухгалтерия — ключевая функция на любом предприятии или организации, отвечающая за разработку финансовых стратегий, регистрацию доходов и издержек, формирование бухгалтерской отчетности и соблюдение нормативных актов. Работа с бухгалтерским учетом требует обработки значительного объема информации, что делает ручное ведение бухгалтерской отчетности для компании трудоемким процессом, уменьшающим эффективность работы персонала и способным привести к появлению ошибок.

Поэтому внедрение автоматизированной системы бухгалтерии на базе 1С становится неотъемлемым элементом для уменьшения времени, затрачиваемого на обработку и анализ финансовых данных, снижения вероятности человеческих ошибок в отчетах и увеличения эффективности деятельности предприятия.

Что такое автоматизация бухучета и зачем она нужна

Автоматизация в сфере бухгалтерии представляет собой применение специализированного ПО для автоматизации бухгалтерских процессов и проведение аудита. Этот процесс критически важен для большинства предприятий, особенно для тех, которые имеют сложную структуру финансовых операций, обширную сеть партнеров, а также требуют гибкой системы управления расходами и прибылью.

Разберем, когда автоматизация становится необходимой для успешного функционирования компании:

• Увеличение объема операций. Если компания переживает период активного роста и увеличения объема операций, интеграция специальных программ для ведения бухучета становится крайне важной. Это поможет справиться с увеличивающимся количеством транзакций, обеспечить точность и своевременность отчетности, а также сэкономить время и ресурсы.

• Сложность бизнес-процессов. Если бизнес имеет сложные и разнообразные бизнес-процессы, интеграция позволит стандартизировать и упростить процедуры, а также обеспечить прозрачность и контроль над финансовыми потоками.

• Требования законодательства. В некоторых случаях законодательство требует обязательного использования специальных систем. Например, для крупных компаний или тех, кто работает с государственными заказами. Автоматизация в таких случаях помогает соблюдать требования законодательства и избегать штрафов.

• Улучшение качества отчетности. Программа позволяет создавать более точные и подробные отчеты, которые будут полезны для принятия управленческих решений. Это также помогает улучшить коммуникацию между различными отделами компании и внешними заинтересованными сторонами.

• Оптимизация бизнес-процессов. Специализированное программное обеспечение способствует повышению производительности, уменьшая время, потраченное на повторяющиеся операции, включая ввод информации, обработку счетов и составление отчетов. Это дает возможность сотрудникам уделять внимание более значимым задачам и усиливать общую продуктивность деятельности.

Необходимость в автоматизации бухгалтерской деятельности возникает у компаний, которые столкнулись с увеличением количества операций, сложностью бизнес-процессов, законодательными ограничениями или стремятся к улучшению качества отчетности и оптимизации рабочих процессов. Применение специализированного программного обеспечения способствует повышению производительности, экономии времени и ресурсов, а также гарантирует аккуратность и своевременность отчетности.

Какие процессы в бухгалтерии подлежат автоматизации при помощи 1С 

При помощи современного софта от компании 1С можно автоматизировать любые задачи бухгалтерии. Рассмотрим основные процессы, подлежащие автоматизации. 

Бухгалтерский учет

В первую очередь инструменты 1С:Бухгалтерии дают возможность бухгалтерам автоматически составлять первичные бухгалтерские документы, управлять платежами, банковскими выписками и распоряжениями. Это позволяет минимизировать объем ручного труда и риск человеческого фактора, так как сотрудники бухгалтерии взаимодействует с налоговыми органами и от точности данных зависит благополучие компании.

Документооборот

Системы автоматизации позволяют размещать все документы в одной программе — «1С:Документооборот», это могут быть договора, счета-фактуры, формы, акты и накладные. Централизованное хранение документации позволяет бухгалтеру в несколько кликов узнать статусы платежных документов, быстро сформировать нужный документ через готовые шаблоны, а также загрузить данные прямо из таблицы или скана.  

Кадровый учет 

Автоматизация кадрового учета в «1C:Зарплата и управление персоналом» также позволяет упростить отделу бухгалтерии взаиморасчеты с сотрудниками — программа автоматически рассчитает размер налогов, страховых сборов и взносов, а также удержит нужные суммы в рамках требований законодательства. При помощи инструментов 1С можно удобно вести электронное дело каждого сотрудника — сформировать карточку, установить табель рабочего времени, настроить учет заработной платы. Это позволит бухгалтеру быстро рассчитывать больничные, отпускные и заработную плату для каждого работника.

Налоговый учет

Бухгалтер с помощью «1С:Бухгалтерия» может в пару кликов формировать налоговую отчетность из данных, внесенных в программу. Система автоматически сверит отчетность, после чего сотрудник может направить ее в электронном виде прямо в контролирующие органы.

Чтобы бухгалтеру было удобно вести налоговый учет и своевременно направлять отчетность в органы, в 1С доступны платежный календарь, автоматическая сверка сумм налогов для разных видов налогов и другие инструменты. 

ЭДО 

Электронный документооборот в «1С:Документооборот» значительно упрощает работу отдела бухгалтерии — документы можно провести по всем этапам согласования и направить в конечную инстанцию в электронном виде. Бухгалтеру не нужно тратить время на обход всех подписантов и переживать за потерю документов на одном из этапов. В программе можно отслеживать статусы всех документов, а также сопроводительные материалы к ним.

Складской учет 

Автоматизация складского учета в «1С: Управление торговлей» позволяет бухгалтеру быстро получать данные о товарах на складе и их движении для взаиморасчетов с контрагентами, учета доходов и расходов компании, а также расчетов налогов и составления финансовой отчетности.

Работа с контрагентами

Чтобы взаиморасчеты с контрагентами были прозрачными, системы автоматизации, такие как «1С:Контрагент» выгружают данные из реестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП прямо в карточку контрагента. Так, бухгалтер может быть уверен в актуальности информации о каждом контрагенте, а также своевременно предупрежден программой о рисках при сотрудничестве с конкретным юрлицом.

Связь с банками

Программы для автоматизации бухгалтерии могут быть интегрированы с банковскими системами при помощи «1С:ДиректБанк», что позволяет бухгалтеру посылать платежи напрямую в банк через ЭДО. За счет обмена данными, компания может получать выписки из банка, которые система автоматически разносит согласно установленным шаблонам. 

Результат внедрения автоматизации для бухгалтерии предприятия 

Основной плюс — это улучшение производительности деятельности финансового отделения. Эти системы дают возможность автоматизировать загрузку информации из множества источников, что облегчает процесс ввода данных и снижает шансы на допущение ошибок при их передаче.

Разберем подробнее преимущества, которые получает бизнес в результате внедрения:

• Сокращение времени на выполнение задач. Системы могут генерировать отчеты, формировать счета, подготавливать налоговые декларации и выполнять другие операции, которые раньше требовали много времени и усилий.

• Повышение надежности управленческих решений. Руководители компании находятся в курсе актуальных и проверенных финансовых данных в реальном времени, что способствует формированию взвешенных управленческих решений на фундаменте точных информации и тщательного анализа.

• Отсутствие проблем с законом. С изменяющимися налоговыми и бухгалтерскими правилами критически важно оставаться в курсе последних новостей и корректно вести бухгалтерский учет. Специализированные бухгалтерские программы гарантируют соответствие с актуальными налоговыми нормами, постоянно обновляясь для отражения новых законодательных изменений.

• Улучшение аудиторской проверки. При наличии систем для бухгалтерии процесс аудиторской проверки становится более прозрачным и эффективным. Доступ к цифровым данным и легкая проверка транзакций упрощают работу аудиторов.

• Прозрачность процессов. Бизнес может контролировать финансовые и налоговые операции в режиме реального времени, что делает процессы более прозрачными для руководства и сотрудников.

• Оперативность получения информации. 1С и похожие программы позволяют быстро обмениваться информацией с другими отделами компании, а также отправлять электронные документы клиентам и поставщикам. Это ускоряет процесс обработки документов, снижает возможность потери информации и улучшает взаимодействие с контрагентами.

Применение специализированных программ для бухгалтерии облегчает работу финансовых специалистов, позволяя им уделять больше внимания аналитике и стратегическому планированию, освобождая от необходимости уделять внимание повседневным бухгалтерским операциям.

Программы для автоматизации бухучета

Среди широко используемых решений выделяется программное ПО 1С, которое предлагает множество настроек, предназначенных для упрощения отчетности. Эти конфигурации способствуют повышению эффективности бизнес-процессов, повышают надежность информации и ускоряют выполнение бухгалтерских операций.

Рассмотрим несколько ключевых конфигураций 1С для бухгалтерии:

• «1С:Бухгалтерия». Конфигурация «1С:Бухгалтерия» является одной из самых популярных и широко используемых среди бухгалтеров. Она предоставляет возможность вести операции, упростить расчеты и налоговую отчетность. «1С:Бухгалтерия» обладает гибкими настройками, позволяющими адаптировать систему под конкретные потребности компании.

• «1С:Управление торговлей». Для компаний, занимающихся розничной или оптовой торговлей, конфигурация «1С:Управление торговлей» предлагает широкий функционал для упрощения бухгалтерии. С ее помощью можно вести учет товаров, контрагентов, работать со складом, а также финансами и проводить анализ продаж.

• «1С:ЗУП». Система «1С: Зарплата и Управление персоналом» предоставляет функционал для эффективного управления сотрудниками и выплаты их заработка. Эта платформа включает в себя инструменты для мониторинга рабочего времени, подсчета зарплаты, создания отчетных документов по рабочей силе и обеспечения соответствия действующим законодательным нормам в сфере трудовых отношений.

• ФинБиз. Это программное решение для «1С:Бухгалтерии 3.0» от интегратора Фобизнес, разработанное специально для управления денежными потоками. ФинБиз 3.0 предлагает инструменты для регистрации договоров и настройки шаблонов согласования, составление графиков платежей и доступ ко всем видам документов в одной программе.

При выборе системы важно учитывать потребности и особенности конкретной компании, чтобы успешно достичь цели автоматизации бухгалтерии.

Как автоматизировать бухгалтерский учет - инструкция

Сначала необходимо провести анализ текущих процессов, выявить слабые места и определить потребности компании. Это поможет выбрать подходящее программное обеспечение и конфигурацию.

Выбор ПО 

Следующий этап – это подбор подходящего ПО. В ассортименте представлено множество программных решений с разнообразными функциями и возможностями для автоматизации бухгалтерской работы. Важно подобрать программное обеспечение, которое будет отвечать требованиям бизнеса и включать в себя все необходимые функции.

Инсталляция и конфигурация ПО

После того как выбор ПО будет сделан, придется осуществить его установку на персональные компьютеры сотрудников и произвести настройку параметров программы, при этом крайне важно обеспечить корректную интеграцию ПО с существующими системами компании.

Внедрение автоматизации

В зависимости от выбранных программных решений, процесс может включать следующие этапы:

• Создание записей и настройка прав доступа пользователей.

• Регистрация и ввод первичных документов (накладных, счетов-фактур, актов и т. д.).

• Определение размеров зарплаты и налоговых отчислений.

• Подготовка и подача бухгалтерской документации в надзорные структуры.

• Исследование и мониторинг экономических индикаторов компании.

После внедрения необходимо регулярно мониторить работу системы и поддерживать ее в актуальном состоянии. Это включает обновление программного обеспечения, исправление ошибок и добавление новых функций по мере необходимости.

Обучение персонала

Перед началом работы с программой необходимо обучить персонал основам работы с ПО. Обучение может проводиться как в форме очных занятий, так и с использованием онлайн-курсов и видеоуроков.

Частые ошибки автоматизации на предприятии 

Особенность автоматизации бухгалтерии заключается в том, что она требует определенных затрат на приобретение и настройку программного обеспечения, а также обучение персонала. Поэтому часто в попытках сэкономить, компании совершают ошибки и не получают желаемого результата от внедрения. 

Задачи, превышающие возможности

Переход всех бухгалтерских операций в цифровую среду может привести к запутыванию и усложнению процессов, а не к их оптимизации. Необходимо акцентировать внимание на ключевых задачах, избегая излишних мелочей.

Перманентное обновление нормативных актов

Частое обновление норм бухгалтерского учета и налогообложения может вызвать несовместимость программного обеспечения с текущими бухгалтерскими процессами, поэтому целесообразно выбирать программы с высокой степенью гибкости, способные адаптироваться к новым требованиям законодательства.

Недостаточная квалификация сотрудников

Обучение персонала новым технологиям и программам является основополагающим условием успешной интеграции. Без должного уровня знаний сотрудников возможны сбои в процессе внедрения и повышенное стресс-уровня.

Некорректный перенос данных

Несоблюдение рекомендаций разработчиков и неправильное копирование данных из предыдущих периодов в новую систему может привести к увеличению объема работы и возникновению ошибок.

Недостаточное внимание к поддержке и обслуживанию программы

Важно обеспечить регулярную поддержку и техническое обслуживание программного обеспечения, чтобы минимизировать риски возникновения проблем и ошибок в процессе работы.

Формальное применение автоматизации

Некоторые организации пытаются автоматизировать процессы формально, продолжая использовать бумажные документы и перенося их в программное обеспечение позже. Такой подход не приносит ожидаемых результатов и может привести к дополнительным трудностям.

Компания Фобизнес предоставляет услуги цифровизации бизнеса и автоматизации бухгалтерии — мы подберем оптимальный программный продукт и доработаем систему под индивидуальные потребности вашей компании.