Что такое технология RPA?

Офисные сотрудники пока еще довольно часто выполняют повторяющиеся рутинные операции, и это обстоятельство определяет высокий спрос у бизнеса на автоматизацию данных задач. Одним из решений может выступить интересная и многообещающая технология RPA.

Robotic Process Automation (RPA) — это технология автоматизации бизнес-процессов по средством роботов (ботов) или работников искусственного интеллекта, работающих в пользовательском интерфейсе собирая и обрабатывая данные по запрограммированному сценарию.

Основная цель данной технологии создать виртуальную среду между корпоративными информационными системами компании, в которой программные роботы возьмут на себя те рутинные операции которые возможно описать четкими алгоритмами, а освободившийся временной ресурс сотрудники компании могут потратить на решение более творческих и интересных задач. 

Как работает RPA?

RPA следует точному набору инструкций для осуществления рабочего процесса. В зависимости от того, как запрограммировано программное обеспечение, тип задач будет различаться. В целом, главная цель состоит в том, чтобы выполнять непопулярные, но необходимые действия человека без его непосредственного участия.

Не все бизнес-процессы являются подходящими кандидатами для автоматизации. Однако, если процесс проходит по описанным ниже критериям, он может быть автоматизирован с помощью решений RPA: 

• повторяющийся;
• трудоемкий (большой объем заполняемой или переносимой информации);
• структурированный, основанный на правилах;
• склонен к человеческим ошибкам;
• отнимает значительный объем времени у сотрудников.

Взаимодействуя с приложениями подобным образом, как это делает человек, роботы могут выполнять рутинные задачи, такие как:

• ввод, извлечение, загрузка и изменение данных;
• вход и выход из приложений, операционных систем;
• обработка голосовых запросов людей;
• заполнение форм;
• оптимизация информации в системах; 
• открытие электронных писем и вложений;
• отбор документов и онлайн-заявок.

RPA автоматизирует бизнес-процессы и задачи, имитируя методы работы обычного сотрудника. Особенно удобно то, что это делается без каких-либо внутренних или внешних изменений в существующих системах. 

Поддержка искусственного интеллекта и машинного обучения открывает новые возможности для внедрения RPA. В отличие от других форм автоматизации, роботы RPA учатся анализировать данные и принимать решения на основании полученной информации. Очевидно, что со временем сложность подобных задач, решаемых роботами, будет очень быстро расти.

Каковы преимущества RPA?

Интерес к технологии RPA вырос, так как многие компании осознали конкурентное преимущество, которое она предоставляет. Среди которых можно отметить следующие:

• Повышение производительности — бизнес-процессы выполняются более эффективно по сравнению с ручными альтернативами. Робот выполняет необходимые задачи 24/7 без перерывов, никогда не замедляя рабочий процесс, он не пьет чай, не ходит на обед и даже не спит.
• Высокая точность — роботы RPA осуществляют детальный и практически безошибочный сбор данных. Сотрудник может ошибиться, занося данные вручную, робот работает точно и последовательно согласно заложенному алгоритму. Однако операции, выполняемые роботами, все равно должны время от времени пересматриваться и уточняться.
• Высокое соответствие нормативным требованиям — программные роботы запрограммированы на соблюдение правил. Таким образом, они могут быть настроены в соответствии с регламентами и стандартами компании. Кроме того, их действия фиксируются в контрольных журналах с точностью до шага.
• Простая интеграция - как и обычные работники, роботы RPA работают на уровне представления существующих приложений. Любой нетехнический персонал может настроить как уже внедренного робота, уточнив тем самым алгоритм выполнения процесса в связи с возникшими изменениями, так и создать своего робота для решения своих локальных задач.
• Масштабируемые возможности - RPA очень гибкая технология. Вы можете не только увеличить / уменьшить цифровую рабочую силу в режиме реального времени, но и заставить ее работать вместе с сотрудниками для максимальной эффективности.
• Повышенный моральный дух сотрудников - RPA освобождает работников от повторяющихся ручных процессов. Это позволяет им больше времени заниматься более сложной, творческой и стратегической работой. Кроме того, открываются возможности для повышения квалификации и смены35  своей текущей позиции в компании или создания новой.

Что может сделать RPA? Примеры использования 

Роботы действует так же, как и люди. Они распознают, сравнивают и устанавливают шаблоны. Робот может быть настроен для выполнения самых разных задач — от входа в систему и выхода из учетных записей или приложений до заполнения недостающих данных, анализа и классификации информации.

Технология RPA универсальна и достаточно эластична для работы в различных типах организаций. Ниже мы перечислили некоторые кейсы, для которых могут применяться роботы.

Общие бизнес-процессы и виды деятельности

Извлечение данных из PDF-файлов, отсканированных документов 

Очень часто, особенно с ростом электронного документооборота, человеку приходится вводить данные из файлов, представляющие собой изображение, текстовую информацию из которого нельзя скопировать. Роботы, оснащенные компьютерным зрением (OCR) с легкостью решают данную задачу.

Подготовка и распространение периодических отчетов

Каждый бизнес требует регулярных отчетов для информирования менеджеров и обеспечения того, чтобы команда была в курсе их прогресса. Подготовка таких отчетов и их отправка каждую неделю или месяц может и не сильно влияет на трудозатраты, но при этом отвлекает сотрудников. Решения RPA могут легко автоматически создавать отчеты, анализировать их содержание и на основе содержания отправлять их по электронной почте соответствующим заинтересованным сторонам. Робот может отправить планово-платежный календарь финансовому директору, если диагностировал значительный кассовый разрыв, или не отправлять — если данное событие не зафиксировано. Также можно привести в пример отчет об инцидентах при поддержке пользователей информационной системы. В случае наличия массового инцидента отчет должен уходить к Техническому директору, а если инциденты имеют единичный характер, достаточно его отправить руководителю подразделения ответственного за поддержку информационной системы. Роботы могут анализировать отчеты, чтобы изменять получателей в соответствии с предоставленными критериями.

Продажи

Хотя торговый персонал должен сосредоточиться на построении отношений и продажах, в большинстве организаций немало времени тратится на операционную деятельность. RPA предлагает решения по автоматизации этих действий:


Создание и доставка счетов

Это случай репликации данных. Одни и те же данные о продажах должны существовать как в CRM, так и в бухгалтерских системах. Вместо ручной репликации данных роботы могут обновлять данные в бухгалтерской системе, готовить и доставлять счета с правильных учетных записей электронной почты до клиентов.


Управление взаимоотношениями с клиентами

Службы обслуживания клиентов полагаются на ряд различных систем, предоставляемых множеством поставщиков. Контактные центры в основном обрабатывают большой объем простых повторяющихся задач, что идеально подходит для RPA.

Специалист должен понимать намерения клиента, выполнять необходимые действия, переключаясь между различными системами и приложениями, и информировать клиента. У этого процесса есть несколько недостатков: клиенту нужно подождать, пока специалист обработает данные, иногда запросив информацию, которая уже выяснялась ранее. Это снижает удовлетворенность клиентов и увеличивает продолжительность разговора. 

Решение требует выявления частых запросов клиентов, изучения действий специалистов в ответ на эти запросы и создания решений RPA для оптимизации процесса. Возможны самые разные варианты:

• Специалист может запускать робота всякий раз, когда необходимо синхронизировать несколько фрагментов данных между системами. При нажатии кнопки робот выполняет все действия за миллисекунды. Это простая реализация RPA, которую можно запрограммировать за несколько часов и быстро получить ценность.
• Панель мониторинга может быть создана для общих запросов. Специалист заполнит необходимые данные для решения проблем, и роботы будут использовать эти данные в нескольких системах. Такие информационные панели потребуют больше усилий, но и их можно создать в течение нескольких недель для наиболее распространенных действий.

HR

Поиск кандидатов

Компании, которые полагаются на не самые современные системы управления персоналом, могут использовать роботов для автоматизации агрегирования резюме, результатов оценки и заметок о собеседовании. Однако большинство современных HR-систем имеют эту функциональность, снижая потребность в индивидуальных решениях.


Наём сотрудников, адаптация и сокращение штата

Особенно для растущих или наоборот сокращающих персонал фирм наём и увольнение сотрудников создают значительную нагрузку на HR и другие вспомогательные подразделения. Создание решения, которое включает в себя все эти функции и выполняет необходимые задачи по новым или увольняющимся сотрудникам, будет стоить дорого, но роботы RPA могут быть развернуты относительно быстро и эффективно. Автоматизация части процесса и измерение его прогресса с помощью модуля управления роботами RPA обеспечивает скорость и прозрачность всего процесса. Робот может создать приказ о приеме сотрудника на работу, завести учетные записи в корпоративных системах компании, отправить заявку на постоянный пропуск в администрацию бизнес-центра. В случае увольнения робот может заблокировать учетные записи, сформировать приказ, обходной лист, а также проверить задолженность сотрудника перед компанией. 


Управление расходами 

Хотя и существуют сложные специализированные решения по управлению расходами, большинство компаний по-прежнему используют те системы, которые требуют от сотрудников предоставления подробной информации о своих расходах. Большая часть этих деталей, таких как сумма расходов, дата или место, уже доступна в квитанциях, предоставляемых сотрудниками.


Виртуальные помощники HR 

Также возможно следующее решение для сотрудников. Чат-бот, который проводит аутентификацию сотрудников и обслуживает все их потребности, связанные с кадрами, поможет отделам кадров сосредоточиться на деятельности с более высокой добавленной стоимостью. Такой бот может помочь сотрудникам, например, регистрировать отпуск по болезни и подавать заявки на возмещение расходов, передавать информацию о планируемом отпуске и т.д.

IT

Без расширения возможностей автоматизации ИТ-поддержка может оказаться перегруженной простыми вопросами, но которые при этом отнимают много времени. Это не только приводит к снижению скорости обслуживания, но и демотивирует большинство сотрудников службы поддержки, заставляя их отрабатывать повторяющиеся запросы.

Роботы могут автоматизировать различные сложные задачи системного администрирования ИТ-приложений и инфраструктуры — например, запуск авто тестов и отправка результатов на почту, установка приложений, маршрутизация заявок в службу поддержки и многое другое.

Закупки 

Специалистам, отвечающим за закупку, регулярно приходится выполнять рутинную работу по сбору коммерческих предложений и актуализации цен поставщиков. Роботы могут отсылать письма с запросами и обрабатывать входящую корреспонденцию, извлекая из файлов информацию о предложениях поставщиков и обновляя эти данные в информационной системе, с которой работает специалист по закупке. Помимо работы с почтой роботы отлично взаимодействуют с каталогами, опубликованными на сайтах компаний поставщиков, собирая там информацию о наличии товара и цене.

На что обращать внимание в RPA решениях

На рынке представлено довольно много платформ от различных вендоров, с помощью которых можно внедрить RPA в своей организации. В поисках решений RPA на некоторые характеристики стоит обратить больше внимания, чем на другие. Ниже приведены критерии оценки, которые помогут вам определить, какие инструменты RPA соответствуют вашим конкретным целям, ожиданиям и ограничениям:

• Первоначальные затраты на установку, текущие сборы с поставщиков и затраты на обслуживание — даже несмотря на то, что внедрение и использование RPA интуитивно понятны, вам может понадобиться помощь в обучении и настройке роботов, а также в описании и оптимизации бизнес-процессов. Плюс необходимо учитывать лицензионные отчисления — особенно для RPA решений, состоящих из нескольких компонентов, расширяющих возможности ваших роботов. Наконец, по мере изменения входных данных и систем вам нужно будет выделять ресурсы на актуализацию алгоритмов, но которым роботы работают.
• Масштабируемость — независимо от ваших текущих планов развертывания, вам необходимо предусмотреть возможность расширения использования роботов в будущем. Ваше решение RPA также должно управляться централизованно. В противном случае, при развертывании в настольной или виртуальной среде его будет сложнее поддерживать по мере роста. Управление RPA из кластера корпоративных серверов обеспечивает масштабируемость до десятков тысяч роботов.
• Скорость и простота — в идеале, любой сотрудник должен уметь управлять средой разработки решения. Очень важно иметь возможность легко собирать данные и преобразовывать их в нужную информацию, а также разрабатывать и тестировать новые роботизированные процессы без необходимости настраиваемого кодирования. Чем проще развернуть и оптимизировать робота, тем более высокой является его долгосрочная ценность. Тут стоит отметить, что некоторые платформы позволяют создавать роботов, используя так называемые рекордеры — механизмы записывающие действия пользователя при прохождении этапов процесса, а некоторые даже могут выявить эти процессы и предложить их автоматизировать.
• Надежность — встроенная функция мониторинга и аналитики в системе RPA помогает вам контролировать работу. Если робот не может выполнить задачу или происходит что-то подобное, вам нужно знать об этом, прежде чем рабочий процесс будет нарушен. Чем раньше вы получите уведомление, тем быстрее вы решите проблему.
• Поддержка поставщика — работа с поставщиком, который уже знаком с вашей компанией (и с внутренними бизнес-процессами), может оказаться более эффективной. Если такой компании нет, убедитесь, что поставщик понимает потребности и процессы вашего бизнеса. Обратите внимание на то, какую поддержку они предлагают и соответствует ли она вашим потребностям.
• Интеллектуальность и возможности RPA нового поколения — ищите решение RPA на базе AI, чтобы воспользоваться преимуществами более продвинутой функциональности. Инструмент должен полностью учитывать сложность ваших бизнес-операций. 

Будущее технологии RPA

По мере того, как технологии RPA получают широкое распространение, можно отметить признаки их более совершенного и разнообразного использования. В будущем вы можете ожидать появления решений, касающихся самой требовательной части применения RPA – проектирования, разработки и обслуживания.

Основные слабые места RPA, которые наблюдаются сейчас, могут быть устранены следующим образом:

• RPA с готовой реализацией — эти роботы будут готовы к развертыванию без какой-либо настройки. 
• Когнитивный RPA — изначально RPA использовался только для простой структурированной обработки данных. Однако обогащение RPA распознаванием изображений и обработкой на естественном языке (NLP) подтолкнуло эту технологию к когнитивному направлению. Таким образом, эффективность RPA, вероятно, будет расширена.
• Самообучающийся RPA – когнитивный RPA по своей сути неразумен. Но добавление искусственного интеллекта и возможностей самообучения выведет его за рамки принципов, основанных на жестких правилах. Технология сможет разумно интерпретировать задачу и соответственно регулировать и улучшать процесс.

Подводя итог, можно сказать, что роботизированная автоматизация процессов направлена ​​на замену сотрудников в части рутинной и повторяющейся деятельности. В результате это повышает общую производительность, оптимизирует трудовые затраты и снижает затраты компании в долгосрочной перспективе. 

Организации могут применять RPA в различных уникальных направлениях, которые раньше закрывались только непосредственной работой человека. Роботы уже используются в таких отраслях, как торговля (розничная/оптовая), банковское дело, страхование, здравоохранение, IT, консалтинг и многих других.

Ожидается, что способность эффективно объединить автоматизацию и человеческий труд станет определяющим фактором для бизнеса в ближайшие десятилетия. Поэтому внедрение RPA может дать вам существенное преимущество. Автоматизируя основанные на правилах и легко определяемые процессы, вы упрощаете рабочий процесс и оптимизируете использование ресурсов в вашей компании.

Мы в компании Фобизнес также оказываем услуги по автоматизации процессов с помощью RPA. Если вам нужна консультация по этой технологии — оставьте ваши контакты, и мы оперативно свяжемся с вами!