Как мы переводили компанию на новую систему кадрового учета

Задача и причина 

Основная задача проекта заключалась в переходе со старой системы «1С: Управление производственным предприятием ред. 1.3» на новую систему кадрового учета и расчета зарплаты. Переход был вызван прекращением поддержки текущей версии заказчика. Клиент дополнял и переделывал текущую систему много лет, привлекая различных подрядчиков. В результате перед командой стояла задача исправить ошибки и проблемы старой версии при разработке и переходе на новую.

Проект был масштабным и на нем были совершены определенные ошибки. Они были допущены как всей проектной командой, так и стороной заказчика. Изначально проект пошел совершенно не по тому направлению. Команда Фобизнес позволила заказчику руководить командой исполнителя, требуя нецелесообразные и нерекомендованные исполнителем решения, что было главной ошибкой.

В исходные параметры проекта входили перенос 13 организаций и еще одного обособленного подразделения в базу для расчета зарплат. Это были достаточно большие и трудоемкие процессы по переходу, включающие несколько конфигураций с более чем двумя тысячами сотрудников. Проект состоял из 10 этапов, которые позже превратились в 11 этапов.

Один из основных недочетов заключался в невозможности реализации технического задания без конкретной проверки выполнения по пунктам и последующего тестирования, чтобы заказчик мог утвердить результат. Выровнить ситуацию помогло то, что мы набрали новую команду, выстроили дисциплину сначала у себя и параллельно у заказчика.

Для повышения качества услуг и результативности был выстроен живой план коммуникаций: еженедельные статусы, инициация и управление рисками, управление изменениями, проведение корректирующих мероприятий.

Для исправления ситуации была проведена работа по корректному переносу данных согласно отдельному техническому заданию, что позволило предоставить клиенту корректные данные для работы, обучения и приемки. Организована поддержка 1,2 и 3 линии поддержки в режиме реального времени, в том числе по обращениям по почте телефону с графиком поддержки пользователей во всех регионах присутствия. Также была внедрена единая система учета задач и обращений для всех исполнителей и ключевых пользователей, что дало возможность более эффективно взаимодействовать с заказчиком.

Результат

В процессе работы над проектом были устранены все ошибки и установлены партнерские отношения с заказчиком. Были улучшены различные бизнес-процессы и осуществлен перенос 13 организаций и еще одного обособленного подразделения в базу для расчета зарплат. Система успешно запущена в опытную промышленную эксплуатацию. Мы провели перенос данных и выполнили всю необходимую разработку. Все функции работают в рабочей базе данных, и мы параллельно активно проводим опытную эксплуатацию. Сейчас на этапе приемо-сдаточных испытаний помогает Управляющий комитет в разъяснении и доведении до исполнения приоритетных задач для проекта, решении управленческих вопросов и обеспечении точности приемки проектной документации. Однако, у нас еще осталось много работы. Нам предстоит корректировка после переноса, дополнительные обновления и исправление ошибок. Тем не менее, обучение персонала уже проведено полностью и результат подтверждается работой пользователей в новой системе. Важно отметить, что в данном кейсе мы хотели продемонстрировать, что, несмотря на все проблемы и ошибки, которые возникли на старте, с помощью правильного подхода можно довести любой проект до логического завершения.

Источник: Как мы переводили компанию на новую систему кадрового учета | РБК Компании (rbc.ru)