Как сделать акт сверки в 1С 8.3
Документы сверки играют ключевую роль в финансовом контроле и учете. Они способствуют поддержанию корректности информации, разрешению споров, укреплению взаимопонимания между партнерами и гарантируют соответствие нормативным требованиям. В этой статье мы поделимся пошаговой инструкцией по созданию документа сверки в системе 1С, его согласованию с партнером и исправлению возможных неточностей.
Создание и заполнение акта сверки в 1С
Чтобы найти акт сверки в 1С, нужно зайти в раздел «Покупки» в основном меню и в подразделе «Расчеты с контрагентами» выбрать пункт «Акты сверки расчетов». Также есть альтернативный путь через раздел «Продажи» основного меню, подраздел «Расчеты с контрагентами», пункт «Акты сверки расчетов».
Чтобы сформировать новый документ, нужно кликнуть на «Создать».
Начинаем заполнять с шапки:
-
Графа номер заполняется системой автоматически.
-
В поле с датой автоматически ставится текущий день, но его можно изменить.
-
В графе «Контрагент» заполняем название контрагента, здесь же можно сразу подтянуть его обособленные подразделения, поставив галочку в соответствующем боксе.
-
Акт сверки можно направить в электронном виде, если с юридическим лицом настроен ЭДО, для этого нужно переместить бегунок возле надписи «В электронном виде».
-
После подписания документа необходимо поставить отметку «Документ подписан», которая будет свидетельствовать о том, что все процедуры согласования и сверки были проведены, а также что поставщик предоставил подписанную копию. После включения этой отметки документ переходит в режим блокировки и не может быть изменен. Однако, если отметка будет снята, документ снова станет доступен для редактирования.
-
Далее нужно выбрать конкретный договор. Если необходимо проверить информацию по всем договорам, заключенным с контрагентом, нужно оставить поле пустым.
-
В соответствующей графе устанавливаем временной период, в течение которого производится сверка, обычно это годовой, квартальный или месячный период.
После заполнения вводных данных, нужно перейти в табличную часть. Информацию о данных организации можно заполнить вручную путем нажатия кнопки «Добавить» или автоматически программой через кнопку «Заполнить».
Есть два варианта отображения данных: «Только по нашей организации» или «По нашей организации и контрагенту». В первом случае будет заполняться только вкладка «По данным организации», а во втором — сразу обе вкладки.
В таблице представлено пять столбцов с данными:
-
Дата представляет собой время проведения коммерческой транзакции.
-
Документ — название документа с прикрепленной ссылкой на него в информационной системе.
-
Представление — это детализированное описание самой операции.
- Дебет — размер операции, который отражается в дебете определенного бухгалтерского счета.
-
Кредит — величина операции, которая фиксируется в кредите того же счета.
Внизу таблицы расположена серая строка, определяющая сальдо на начало и конец. Вкладка «По данным контрагента» заполняется аналогичным способом: через ручное добавление или автоматическое программой.
Следующая вкладка «Счета учета расчетов» отображает список основных счетов. При помощи флажков можно корректировать участие того или иного счета в расчетах — если он лишний, то галочку можно убрать, а если подходит — оставить. Также можно внести дополнительные счета путем нажатия кнопки «Добавить».
Как распечатать акт сверки в 1С
При работе с бумажными документами, при проведении счет-фактурной проверки, документ сверки печатается в двух экземплярах.Подписывают его либо руководители компании, либо лица, имеющие на это полномочия в силу доверенности. Отсутствие такой документации может привести к потере юридической значимости акта. После оформления печатью акт сверки направляется на утверждение контрагенту.
Чтобы распечатать акт в программе 1С, необходимо зайти в выбрать в документе действие «Печать».
Откроется перечень форм к печати, из которых нужно кликнуть по «Акту сверки». После этого на экран выводится печатная форма, где потребуется нажать на кнопку «Печать».
Изменить формат печатной формы можно через вкладку «Дополнительно» при редактировании или создании самого документа. В «Представители сторон» выводятся автоматически данные о лицах, которые будут осуществлять подписание соглашений как со стороны контрагента, так и организации. Можно вносить корректировки вручную, выбирая из каталога других физлиц.
В случае если информация в поле не будет внесена, в печатном варианте документа не будет пояснения к подписи.
Изменение параметров печатной формы происходит, когда настраивается (включается или выключается) флажок в соответствующем разделе. При активации или деактивации данного параметра программа предостерегает о необходимости очистки табличных полей. В связи с этим потребуется вновь заполнить информацию о данных организации и контрагента, после чего необходимо сохранить и оформить документ.
Есть три контейнера для проставления флажков:
-
«Разбить по договорам». В таблице данные и документы будут организованы в соответствии с различными контрактами.
-
«Выводить полные названия документов». Вместо термина «Приход», будет использоваться «Поступление» (включая акты, накладные, УПД), а вместо «Оплата» — «Списание с расчетного счета».
-
«Выводить счета-фактуры». Будет выводиться информация о номерах и датах выставления счетов-фактур.
После того как все чекбоксы будут выбраны одновременно, получится развернутый список, детализированный по контрактам, включающий в себя информацию о счетах-фактурах и полные наименования.
Отправка и согласование акта сверки с контрагентом
Самый популярный способ согласовать акт— сохранить файл акта в формате Excel или печатной формы и направить его контрагенту по электронной почте. Также можно распечатать акт и согласовать данные через бумажные носители. Однако в обоих случаях все корректировки придется вносить вручную.
Отправить и согласовать акт можно и с помощью электронного документооборота, если он с контрагентом настроен. Для начала нужно перейти через раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами» в подраздел «Настройки ЭДО». Далее нужно выбрать конкретного партнера, нажать «Настройки отправки документов» и поставить флажок «Акт сверки взаиморасчетов».
Также в форме, в которой создается новый акт, нужно активировать переключатель «В электронном виде». После его активации, справа будет отображаться надпись, сообщающая о состоянии документа на стороне партнера.
Далее нужно нажать на кнопку «ЭДО» и выбрать пункт «Отправить электронный документ».
После этого нужно ждать от партнера:
-
Извещение о том, что документы были получены, в случае предварительного соглашения между сторонами о необходимости обмена подтверждениями о доставке документов для сверки.
-
Файл сверки с результатами контрагента.
Данные из файла акта сверки, полученного от партнера, будут автоматически скопированы в соответствующий документ, на странице «Акт сверки расчетов с контрагентом», где они будут отображены в разделе «По данным контрагента».
Программа также автоматически произведет сравнение информации из акта сверки, предоставленного получателем, с заполненными данными со стороны отправителя. Результаты сравнения будут представлены на отдельной странице «Сверка», которая автоматически будет помечена соответствующим результатом, например, «Сверка» — отсутствуют расхождения.
Под этой страницей появится уведомление, подтверждающее отсутствие несоответствий между данными компании и контрагента.
Если сравнение не выявило никаких несоответствий, то в документе «Акт сверки расчетов с контрагентом» автоматически будет установлен флажок, подтверждающий согласованность сверки и наличие двустороннего юридически значимого документа.
Это завершит процесс обмена электронным Актом сверки.
Исправление ошибок в акте
Регистр сверки представляет собой документ, где сосредоточена информация о деловых операциях с определенным партнером. Этот документ не является первоначальным, и в нем не осуществляется учет операций. В случае обнаружения несоответствий между данными они корректируются путем использования первичных бумаг: таких как товарная накладная, акт работ, бухгалтерские документы и прочее.
После того как все изменения внесены в бухгалтерские книги, можно составить актуальный акт сверки и предоставить его контрагенту для последующей проверки и подписания.