Начисление зарплаты в 1С:ЗУП

ЗУП — это программа, предназначенная для автоматизации расчета зарплаты и управления кадровой политикой предприятия. В этой статье мы разберем все основные настройки и процесс начисления зарплаты в 1С ЗУП.

Первичные настройки начисления зарплаты    

Перед стартом работы необходимо выполнить первичную настройку программы — при первом запуске появляется окно помощника настройки. На данной странице можно ввести начальные данные о компании, заполнить секции, связанные с бухгалтерским учетом, управлением персоналом и формированием заработной платы. Помощник автоматически произведет расчеты по налогам и удержаниям, исходя из введенных настроек. Вы можете отказаться от помощника начальной настройки и сразу начать работать. Настройку программы в дальнейшем можно выполнить в формах настройки расчета зарплаты, кадрового учета и в карточке организации.

В процессе вычисления заработной платы применяются следующие параметры:

• Оплата бывшим работникам. Когда в системе включена эта функция, появится возможность использовать форму «Оплата бывшим работникам». Она предназначена для учета материальной поддержки, предоставленной бывшим сотрудникам, а также доходов, которые сохраняются на период поиска работы и других подобных случаев. Регистрация таких выплат автоматически отражается в отчете под названием «Незарплатные доходы».

• Применение для одного работника нескольких тарифных ставок. Когда активирована данная функция, откроется доступ к разделу* «Дополнительные тарифы, коэффициенты».

• Ограничение на сумму отчислений от заработной платы в процентном соотношении. Такая настройка позволяет установить верхний предел на размер отчислений этого типа в соответствии с пунктом 138 Трудового кодекса РФ. 

• Изменение тарифной ставки на основе стоимости часа. Этот параметр позволяет автоматизировать расчет ключевых показателей, таких как «Стоимость часа», «Стоимость дня в часах» и «Стоимость дня», используемые для расчета доплаты за ночные и вечерние часы, а также для расчета оплаты за работу в выходные и праздничные дня, оплаты сверхурочных часов. Способ пересчета совокупной тарифной ставки, заданный по умолчанию в настройках расчета зарплаты, может быть переопределен для конкретного сотрудника.

• Контроль корректности начислений и выплат. При включенной данной настройке система предупредит о попытке выплаты суммы, превышающей начисления, что может привести к отсутствию документа на выплату зарплаты.

• Дополнительные начисления и корректировки зарплаты осуществляются через отдельный документ. Если эта функция активирована, все корректировки будут включены в отдельный документ «Доначисления, перерасчеты».

Этот флаг необходимо снять, чтобы средний заработок для конкретного документа рассчитывался в соответствии с законодательством.

Первичные данные можно со временем менять, для этого потребуется зайти в подсистему «Настройка» и отредактировать нужные параметры.

Настройки кадрового учета и расчета зарплаты можно производить не только на начальном этапе работы с программой, но и в процессе последующей ее эксплуатации.

Показатели расчета заработной платы     

Система 1С ЗУП предоставляет широкий функционал для расчета заработной платы, включая учет рабочего времени, выходных, праздников и отгулов.

Основные показатели расчета заработной платы:

●     Оклад — фиксированная часть заработной платы, установленная в трудовом договоре.

●     Часы работы — общее количество отработанных часов за расчетный период.

●     Выходные дни — дни, когда сотрудник не работает по графику.

●     Праздничные дни — дни, когда работа не ведется по законодательству.

●     Отгулы — дни, когда сотрудник берет оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск.

●     Дополнительные начисления — премии, надбавки и другие виды выплат.

●     Удержания — это налоговые обязательства и платежи, которые взимаются с заработка.

Проверка графика в 1С ЗУП является важным этапом в процессе расчета заработной платы. Тщательный анализ рабочего времени, выходных и отгулов поможет избежать ошибок и недоразумений при начислении зарплаты. Приведем пошаговую инструкцию по проверке графика работы сотрудника.

Как настроить начисления и удержания    

В системе управления заработной платой предусмотрены разнообразные формы выплат и сборов, которые можно настроить в соответствии со спецификой бизнеса. Разберем виды начислений и сборов, методы их вычисления и составления в системе, а также детали обработки налоговых отчислений и страховых взносов.

Расчет начислений

Для того чтобы корректно рассчитать заработную плату в системе «1С ЗУП», учитывая все необходимые параметры для начисления и вычитания, необходимо выбрать в меню раздел «Настройка» и перейти в подраздел «Начисления».

В этом разделе можно скорректировать существующие или добавить новые категории для начислений. Исходя из заданных настроек, система «1С ЗУП» будет производить расчет месячной заработной платы.

Создадим новое начисление, например, надбавка за выездной характер работы. Функция «Тип начисления» позволяет выбрать необходимую категорию, в данном случае будем использовать «Повременная оплата труда и надбавки». Система защищает от возможных ошибок: например, при выборе начисления за отпуск, программа автоматически создаст документ «Отпуск», установит соответствующий код для НДФЛ, и поле «Средний доход» останется неактивным.

В выпадающем списке «Начисление выполняется» можно определить методику расчета. Если ранее было указано «Повременная оплата труда и надбавки», программа предложит несколько вариантов.

В настройках можно выбрать дополнительные параметры, отметив галочками чекбоксы:

• «Поддерживает несколько одновременно действующих начислений» — в рамках одного месяца можно будет применять несколько типов начислений, при этом они будут разделены по документам-основаниям.

• «Включать в ФОТ» — созданное начисление будет включено в фонд оплаты труда.

• «Начисляется при расчете первой половины месяца» — система будет принимать во внимание этот метод вычислений во время формирования аванса с помощью документа «Начисление за первую половину месяца».

•  «За работу полную смену в пределах нормы времени». Этот метод учета фиксирует фактически отработанные часы. Параметры настраиваются для стандартного дневного вознаграждения.

• «За работу неполную смену в пределах нормы времени». Данная функция учитывает время, отработанное в течение смены. Параметры применяются для расчета заработка за время, отработанное в пределах одной смены.

• «За работу сверх нормы времени». Такой режим может быть задействован, например, для расчета оплаты за труд в праздничные дни и прочее.

• «Дополнительная оплата за уже оплаченное время». Этот параметр используется для определения премий, надбавок и прочих дополнительных выплат.

• «Зависимости» — список начислений, в расчетную базу которых входит данное начисление. Предназначен для отражения всех начислений и вычетов, которые будут учитываться при расчете выплат за период, связанный с командировками.

• «Приоритет» — здесь можно задать параметры для начислений, которые имеют приоритетное значение.

• «Средний заработоки «Налоги, взносы, бухучет» — служат для определения правил учета и налогообложения.

Расчет удержаний

Для того, чтобы редактировать или создать новое удержание, необходимо в основном меню выбрать раздел «Настройка» и перейти в подраздел «Удержания». Здесь можно редактировать уже созданные удержания или добавить новое, нажав на кнопку «Создать».

Во вкладке «Основное» можно выбрать назначение удержания из раскрывающегося списка.

Ниже можно выбрать периодичность выполнения удержания — ежемесячно или в случае введения значения показателя. Также есть в чекбоксе можно галочкой выбрать удержание при расчете первой половины месяца. Для расчета удержания в строке «Расчет и показатели» нужно заполнить формулу и при необходимости добавить постоянные показатели.

Расчет и удержание НДФЛ

При переходе в раздел меню «Настройка» в подпункте «Начисления» можно просмотреть списки начислений, которые облагаются или не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, а также список начислений, которые определяют базу среднего заработка для расчета пособий социального характера.

Вкладка «ПФР, ФСС и ФОМС» отвечает за расчет страховых взносов, где можно редактировать начисления, которые будут или не будут включены в базу налога НДФЛ. Здесь можно выбрать, какие категории доходов будут полностью облагаться страховыми взносами или нет.

Формирование перерасчетов

Инструмент для управления перерасчетами можно найти в разделе меню «Зарплата», подразделе «Сервис» — «Перерасчеты».

Данное рабочее пространство включает в себя обработку с двумя основными разделами: «Зарплата, льготы, удержания» и «Отпуска, больничные и прочие документы межрасчетного периода».

В разделе «Зарплата, льготы, удержания» есть возможность просмотреть информацию по каждому сотруднику, связанную с перерасчетом, ознакомиться с документами, послужившими основанием для внесения изменений, а также оформить документы на доначисление или перерасчет. Кроме того, если возникнет необходимость, пользователь может вручную внести запись о перерасчете для любого работника за нужный период.

В разделе «Отпуска, больничные и прочие документы межрасчетного периода» аналогичные операции могут быть выполнены и с документами, отражающими среднюю зарплату.

Можно внести корректировки в документ или произвести перерасчет непосредственно на самом документе, отражающем среднюю зарплату. В случае, если выплата по этому документу уже осуществлена, система выдаст предупреждение и предложит отменить обновление документа.

Кроме того,можно удалить устаревшие записи о перерасчете.

Прием сотрудника на работу      

Для оформления приема на работу нового работника нужно перейти в раздел меню «Кадры» и выбрать подраздел «Создать» — «Сотрудник».

Откроется форма со вкладками, отражающими отдельные категории информации о новом сотруднике.

При создании сотрудника указываются:

•  ФИО;

•  пол;

•  дата рождения;

•  ИНН и СНИЛС.

При вводе ФИО (если ранее сотрудник работал в организации) система выдаст сообщение «Найден человек с похожим именем», если этот тот же работник, то нужно нажать «Да, это тот, кто мне нужен». Если человек другой, то следует выбрать «Нет, это другой человек», подобные случаи встречаются при заведении однофамильцев в систему.

Все остальные записи производятся по ссылкам синего цвета:

•  личные данные;

•  семья;

•  трудовая деятельность и другие.

После оформления приема на работу, на главной странице сотрудника отображается кадровая информация:

•  дата приема;

•  должность;

•  подразделение;

•  номер рабочего места и другое.

После ввода данных выбираем опцию “Оформить документ - Прием на работу”, либо по ссылке “Принять на работу” оформляем сотрудника. Также после записи сотрудника можно перейти в журнал “Приемы, переводы, увольнения - Создать - Прием на работу”.

При записи сотрудника в систему присваивается табельный номер и заполняются личные данные, что актуально для новых сотрудников, которые трудоустраиваются в первый раз.

Расчет и начисление зарплаты за первую половину месяца, так называемый «Аванс»  

Начиная с 2023 года, компании обязаны производить начисление заработной платы своим работникам, основываясь на количестве часов, которые они фактически отработали в первой половине месяца.

Чтобы рассчитать зарплату за первый месяц, необходимо в меню выбрать раздел «Зарплата» и перейти в подраздел «Все начисления».

В появившемся окне необходимо нажать на кнопку «Создать» и выбрать из списка пункт «Начисление за первую половину месяца». 

Далее нужно выбрать компанию, задать месяц и число, когда будет произведена выплата — дата выплаты влияет на дату получения дохода в учете НДФЛ. После этого определить конечную дату для проведения расчетов и внести в таблицу данные о работниках.

Система автоматически подсчитает необходимые к выплате суммы.

Определение размеров выплат за периоды больничного

К категории данных выплат причисляются компенсации за время болезни и другие случаи, когда работник не может выполнять свои обязанности согласно ТК РФ и графика работы. Чтобы понять, как производится начисление таких выплат, можно изучить процедуру определения пособия за временную утрату трудоспособности. Для этого нужно в меню выбрать раздел «Кадры» или «Зарплата» и перейти в подраздел «Больничные листы».

На верхней строчке необходимо указать месяц, за который производится расчет — указывается месяц, когда ЭЛН закрыт, особенно это касается переходящих ЭЛН, например, с 29.07. по 05.08. Также необходима выбрать имя работника и вписать номер больничного листа.

Внизу нужно указать точную дату, когда будет произведена выплата пособия по временной нетрудоспособности, поскольку это важно для корректного оформления отчета 6-НДФЛ. В программе предусмотрены три опции для указания даты: при авансе, с основной заработной платой или в период между расчетами. Если пособие было выплачено в иную дату, то необходимо внести соответствующие изменения в документ, скорректировав дату выплаты.

Программа самостоятельно вычисляет средний доход, основываясь на доступной информации. В случае, когда требуется внести изменения в расчеты за предыдущие периоды, это можно легко осуществить в калькуляторе расчета среднего заработка, кликнув по по кнопке “Добавить справку с предыдущего места работы”. Также справку можно внести в разделе “Зарплата - См.также - Справки для расчета пособий”. С 2024 года для расчета пособий необходимо запросить данные о среднем заработке у Фонда (Кадры - Пособия - Запрос данных СФР о среднем заработке).

Из данного документа можно подготовить платежный документ. Такая возможность предоставляется исключительно в случае, если в записи «Больничный лист» зафиксирована выплата в межрасчетный период. В таком случае ведомость на выплату будет создана автоматически.

Начисление и выплаты зарплаты по подразделениям или по организации в целом  

Расчет и выплата заработной платы в программе 1С:Зарплата и кадры может производиться как в целом по организации, так и в разрезе подразделений.

Основные настройки программы

Для того, чтобы появилась возможность начислить заработную плату по подразделениям, в настройках расчета зарплаты «Настройка» — «Расчет зарплаты» должен быть снят флажок «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом».

В этом случае в документах начислений и документах выплаты появляется поле «Подразделение», в котором можно указать конкретное подразделение, по которому производится начисление и/или выплата. При автоматическом заполнении документа в него будут включены сотрудники только этого подразделения.

Настройка дат выплаты аванса и заработной платы

Плановые даты выплаты зарплаты за первую половину месяца (традиционно называется «Авансом») и заработной платы задаются в программе 1С 8.3 ЗУП в справочнике «Организации» («Настройка» – «Предприятие» – «Организации») на вкладке «Учетная политика и другие настройки» по ссылке «Бухучет и выплата зарплаты»:

Эти даты впоследствии подставляются программой автоматически в документы начисления как плановые даты выплаты доходов сотрудникам, и для доходов, учитываемых для целей расчета НДФЛ по дате выплаты (пособий по временной нетрудоспособности, отпускных и т.п.) считаются датой фактического получения дохода, поэтому важно сразу правильно указать эти даты в справочнике «Организации».

1С ЗУП предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации процесса начисления зарплаты. Следуя нашему руководству, вы сможете эффективно организовать процесс выплаты заработной платы в организации, минимизируя ошибки и повышая качество учета кадровых операций.