Ошибка вышла: 5 популярных промахов при автоматизации бизнеса

Автоматизация сокращает рутину, оптимизирует процессы, экономит ресурсы — положительных сторон много. Но есть ошибки, которые мешают компаниям получать максимум пользы от внедрённых систем.

Во многих стартапах бизнес-процессы осуществляются вручную: финансовые отчётности составляются в Excel-таблицах, закупки производятся хаотично, а руководители не помнят, кто из их подчинённых уходит в отпуск в следующем месяце.

Когда дела ведутся таким образом, в них не может быть прозрачности, а вероятность ошибки очень велика. Одна неправильно поставленная цифра или не вовремя заполненный отчёт может стоить больших денег и нервов. Кроме того, если в бизнесе нет чёткой системы и автоматизированных процессов, его невозможно масштабировать. Даже если «ручное» управление стабильно работает в компании с маленькой командой и небольшим количеством операций, то при расширении тут же начнут возникать ошибки, путаница и рассинхронизация процессов в разных отделах. Чем более системно выстроена работа в компании, чем проще она масштабируется.

Кроме того, ведение бизнеса — это не только управление внутренними процессами, но и постоянный анализ показателей и прогнозирование. Для этого очень важны точные цифры и регулярный сбор данных. Если их нет, можно допустить просчёт, который способен драматически повлиять на будущее компании.

Любому бизнесу, который планирует развитие и расширение, рано или поздно потребуется автоматизация бизнес-процессов. Но к этой задаче нужно подходить подготовленными — иначе можно только навредить компании. Вот несколько ошибок, которые предприниматели могут совершать, пытаясь автоматизировать процессы:

Прежде чем начинать серьёзные изменения в компании, нужно поставить перед собой конкретные стратегические цели и понять, какие именно процессы нужно автоматизировать и на что они влияют. Например, исключить перебои поставок, чтобы не возникал дефицит товара. Или ускорить работу бухгалтерии.

У подразделений компании должно быть общее понимание того, зачем производится автоматизация и как она повлияет на их работу. Если речь идёт просто о неких «абстрактных улучшениях», это может привести лишь к дополнительному хаосу и разногласиям внутри команды.

Кроме того, если компания внедряет автоматизацию с помощью подрядчика, то без конкретных целей будет очень сложно составить ТЗ. Бывает так, что из-за неясных задач процесс согласования затягивается на долгие месяцы, никто не может приступить к работе, а компания тратит в несколько раз больше средств, чем планировалось изначально.

Автоматизация того или иного процесса не произойдёт сама по себе, если команда в это не вовлечена, не предоставляет нужных данных и не даёт обратной связи исполнителям. Чтобы сотрудники участвовали в изменениях, нужно обязательно назначить ответственных и поставить им определённые задачи. Куратором может быть генеральный директор проекта или заместитель по финансам. В каждом подразделении, где внедряются изменения, должен быть тимлид.

Лучше всего относиться к автоматизации как к отдельному важному проекту, у которого должна быть чёткая структура, сроки и KPI. Без такого подхода поменять что-либо очень сложно.

Допустим, компания определилась с целями, выработала стратегию и назначила ответственных, но команда саботирует работу по внедрению автоматизации. День за днём сотрудники говорят: «У меня нет времени», «Это не входит в мои обязанности» и так далее. Людям всегда тяжело даются перемены, даже если они ведут к оптимизации работы, улучшению условий. Для перестройки и изменения привычного паттерна нужно приложить много усилий.

Чтобы команда включилась в процесс, обязательно нужна дополнительная мотивация. Например, премии или 13-я зарплата за успешно выполненные KPI. Кроме того, перед сотрудниками стоит ставить конкретные, а не абстрактные задачи — в таком случае больше вероятность, что они будут выполнять их, а не саботировать и искать недостатки.

Любой команде нужно время, чтобы принять изменения и адаптироваться к ним. Но бывает так, что проходят месяцы, а некоторые сотрудники по-прежнему саботируют новые задачи и отказываются перестраиваться. К сожалению, иногда в таких случаях остаётся один выход — попрощаться с этими людьми и нанять новых, которые будут с самого начала согласны с нынешними условиями и примут их как данность.

Случается такое, что владельцы компании ждут от автоматизации чуда — все нарушенные процессы разом станут упорядоченными, а работа отделов синхронизируется. Но это совершенно невозможно: чтобы автоматизировать процессы, их сначала нужно выстроить — наладить фиксированные маршруты сбора данных и согласования документов, выстроить систему найма, закупок и так далее.

Прежде чем приступать к автоматизации, стоит упорядочить и стандартизировать процессы внутри компании, зафиксировать их и протестировать. Системность — признак зрелой компании, которая готова к развитию и масштабированию.

При внедрении новой системы стоит задуматься: будет ли она интегрироваться с уже существующими системами? Выстроятся ли они в единую экосистему? Совместимы ли друг с другом технологии, которые применяются в разных подразделениях компании? Если об этом не позаботиться, ИТ-система компании может начать напоминать дракона с тремя головами — каждая голова думает и действует по-своему и не знает, чем заняты другие.

Хорошо, если в компании есть хотя бы один ИТ-специалист, который продумывает структуру развития экосистемы и может работать в связке с подрядчиками, отвечающими за автоматизацию. Также стоит следить за тем, что происходит на рынке, и узнавать, как и с помощью каких инструментов выстраиваются процессы в других компаниях. Не стоит нырять в автоматизацию с головой, пока вы не продумали, как в будущем будет выглядеть и функционировать ИТ-инфраструктура предприятия.

Источник: Главные ошибки при автоматизации бизнес-процессов | Executive.ru (e-xecutive.ru)