Звоните, мы на связи +7 (495) 134-72-22

Основные этапы для успешной настройки интеграции с 1С: Документооборот

Основные этапы для успешной настройки интеграции с 1С: Документооборот

Программа «1С: Документооборот» позволяет автоматизировать большинство бизнес-процессов и избавляет от бумажной волокиты в организации. В данной статье рассмотрим правильный подход к интеграции решения с другими конфигурациями 1С.

Этап 1. Определить по каким объектам необходима интеграция?

К основными признакам необходимости настройки интеграции с 1С: Документооборот принято относить выполнение двойной работы сотрудников. Зачастую в организации уже имеется другая система 1С, в которой ведется регламентированный, оперативный, управленческий, кадровый или другие виды учета и часть действий сотрудников в обоих конфигурациях выполняется по два раза, например:

- Создание одинаковой НСИ (контрагенты, банковские счета, физические лица, контактные данные, пользователи, структура предприятия и др.)

- Оформление одинаковой документации. Пример: в документообороте оформляется договор для согласования, потом этот же договор оформляется в бухгалтерии для ведения взаиморасчетов.

- Помимо двойной работы пользователей, при ручном вводе данных, они могут совершать ошибки.

- Параллельная работа в двух системах. Бесшовная интеграция с 1С: Документооборот позволяет ознакомиться с документацией и выполнить задачу напрямую из другой системы 1С. Например, бухгалтеру не нужно будет держать постоянно открытыми две информационных базы. В любой момент из интерфейса 1С: Бухгалтерии можно перейти в карточку документа 1С: Документооборот и ознакомиться с вложенными файлами и др. информацией.

В первую очередь необходимо определить:

- какие из типовых механизмов интеграции с 1С: Документооборот поддерживает имеющаяся система?

- все ли потребности покрывают эти механизмы?

В случае, когда типовых механизмов недостаточно, следует принять решение о доработке. Для этого требуется моделирование и подготовка сопроводительной документации.

Этап 2. Подготовка сопроводительной документации

Многие организации, после принятия решения о настройке интеграции с 1С: Документооборот, выполняют данную процедуру, не оформляя сопутствующую документацию. Такой подход несет определенные риски:
- Возможность упустить какой-то ключевой момент. Например, не настроить выгрузку данных по одному из важных реквизитов договора. Подготовка документации предполагает за собой её последующее согласование между ответственными сотрудниками подразделений и значительно сокращает такие риски.
  • Выполнить настройку в неправильном порядке. Например, в первую очередь настроить выгрузку договора, а затем задуматься о связанных НСИ.
  • Неправильно определить порядок выгрузки. Например, после настройки выгрузки договорных документов, пришло понимание, что они должны попадать в систему при определенном статусе.
  • Задвоить элементы имеющихся справочников. В документации должен быть описан подробный порядок выгрузки НСИ.
- Администратору будет гораздо проще поддерживать и совершенствовать обмен данных, имея на руках его описание. 
Важным моментом является описание синхронизации нормативно-справочной информации.
На данном этапе следует заранее определить, какие из справочников двух систем будут являться общими. Помимо этого, немаловажно определить:
  •  какая из систем будет являться основной для заполнения НСИ (мастер системой).
  •  какие данные должны выгружаться для каждого элемента НСИ
  •  правила регистрации к обмену НСИ
  •  уникальный ключ обмена (например УИД объекта)
  •  сопоставление имеющихся элементов справочников

В результате все собранные данные должны быть оформлены в сопутствующей документации.
Наиболее часто возникает вопрос с синхронизацией справочника «контрагенты». В 1С: Документооборот процедура ввода контрагента значительно упрощена. В ней исключены множество проверок, которые есть, к примеру, в 1С Бухгалтерия. Здесь важно определить - какой порядок будет менее трудозатратен для пользователей (затем регламентировать этот бизнес-процесс):

  1.  Мастер система будет 1С: Документооборот: В таком случае нужно доработать аналогичные проверки по вводу контрагента, как в 1С: Бухгалтерия.
  2.  Мастер система будет 1С: Бухгалтерия: В таком случае нужно запретить ввод контрагентов на стороне 1С: Документооборот и регламентировать их ввод в 1С: Бухгалтерия. Но здесь нужно учитывать исключения, когда
секретарю необходимо оперативно оформлять входящую корреспонденцию от новых контрагентов. Решения могут быть разные, наиболее популярное: настройка прав доступа к вводу контрагентов только для секретаря, доработка признака для контрагента (к примеру «создан в 1С: Документооборот»), при котором система будет проверять доступность для выбора такого контрагента в других документах.

Этап 3. Организация тестового контура

Настройку и тестирование интеграции необходимо всегда предварительно выполнять на актуальных копиях баз. В процессе тестирования интеграции или загрузки НСИ могут возникнуть непредвиденные ситуации, которые могут повлечь за собой возникновение дублей или других проблем.

Этап 4. Настройка интеграции в продуктивной базе

После успешного завершения этапа 1-3 можно переходить к переносу настроек из тестового контура в продуктивные базы. Данную процедуру необходимо заранее запланировать и согласовать её проведение с ключевыми пользователями систем. Перед выполнением переноса настроек и подключения интеграции рекомендуется сделать резервные копии обоих баз.