Отражение документов в регламентированном учете. Функция «Проверено», ее использование и практическая польза.

При переходе на «1С:ERP» с других учетных программ, бухгалтеру не всегда бывает понятно, почему проведенный документ не делает проводок в привычном ему отчете «Оборотно-сальдовая ведомость». В данной статье мы рассмотрим пример, что нужно сделать, чтобы проводки попали куда нужно, и как закрыть проведенные документы после проверки их бухгалтером от любых изменений со стороны пользователей. Удобство приведенного здесь алгоритма действий в том, что выполнить все настройки пользователь сможет сам, не прибегая к помощи разработчиков «1С».

Отражение документов в регламентированном учете

В программе «1С:ERP» при проведении документа формируются только движения по регистрам. Для того чтобы увидеть проводки, необходимо нажать 

кнопку «Дт-Кт» и выполнить команду «Отразить в регл. учете». После этого документ попадает в отчет «Оборотно-сальдовая ведомость».

Если у организации большие объемы первичных данных, то эту процедуру можно выполнить сразу для нескольких внесенных документов. Они расположены по пути: «Регламентированный учет» – «Отражение документов в регламентированном учете» (Рис.1).

В открывшемся окне (Рис.2) необходимо выбрать организацию и дату, процедура проверит актуальность отражения всех документов по эту дату включительно. Так же здесь видно, сколько документов ожидают отражения в учете, сколько уже проведено, есть ли ручные операции и какие из них требуют корректировки и подтверждения.

Перейдя по гиперссылке «Документы, ожидающие автоматического отражения» (Рис.3) можно вручную отобрать документы по виду документа, дате, статусу отражения: «К отражению», «Отражен», «Не указаны счета учета», «Отражен вручную», «Требует подтверждения». Отразить или отменить отражение нескольких документов.

Возможно провести настройку счетов учета (Рис.4)

При одновременной работе нескольких пользователей удобно включить «Автоматическое отражение документов в учете по расписанию». Время и периодичность можно установить любые (Рис.5). После включения и настройки расписания, данная процедура появится в списке регламентных заданий.

«Проверено» для отраженных документов

Для того чтобы контроль за введенными и отраженными документами был более полным, а также для исключения возможности их редактирования без ведома бухгалтера, в «1С:ERP» есть функция «Проверка документов». Ее можно включить: «НСИ и администрирование» – «Настройка НСИ и разделов» – «Регламентированный учет» – «Сервисные функции» – «Проверка документов» (Рис.6)

Есть два варианта настройки этой функции (Рис.7) :

• «С запретом редактирования», при этом варианте после установки галочки «Проверено» документ будет доступен для редактирования только пользователям с Ролью «Проверка документов и право изменения»;
• «Только уведомительная, без запрета редактирования», проверенные документы будут доступны для редактирования всем пользователям, которые с ними работают, после их изменения документ потребует повторную проверку.

Также можно включить настройку: «Отражать в учете только проверенные документы» (Рис.8).

«Проверено» можно проставить сразу на несколько документов в том же окне, где выполняется отражение документов в Регламентированном учете: «Регламентированный учет» – «Отражение документов в регламентированном учете» - «Документы требующие проверки» (Рис.9).

Можно отобрать по виду документа, дате, а также по статусу проверки: «Проверен», «Не проверен», «На повторной проверке» (Рис.10).

Применять или нет описанный выше пример работы с отражением и проверкой документов, решает сама организация. Данные функции облегчают задачу контроля за своевременным и полным отражением операций в регламентированном учете. Для того чтобы ей воспользоваться, пользователю достаточно произвести в базе минимальные настройки и выбрать стратегию работы с отраженными документами.

Если у вас есть вопросы ведению учета в ERP, специалисты компании «Фобизнес» готовы проконсультировать вас — оставляйте заявку на сайте или звоните нам по номеру +7 (495) 134-72-22. Также мы оказываем услуги по Внедрению 1С ERP, сопровождению и доработке 1С ERP. Будем рады обсудить ваши задачи и предложить их оптимальное решение!