Почему необходимо переходить на электронный документооборот

Бумажные документы уходят в прошлое. Бумажный документооборот тормозит все бизнес-процессы компаний, и у сотрудников уходит много времени на коммуникации вживую. В текущих реалиях полностью отказаться от бумажного документооборота практически нереально, но можно максимально заменить его использование, перейдя на электронный документооборот. В этой статье мы подробно расскажем о проблемах бумажного документооборота, и каким образом нам поможет система 1С:Документооборот.

Проблемы бумажного документооборота

Основные проблемы при использовании бумажного документооборота:

• Хранение документов. Как показывает практика, часть бумажной документации компании может быть потеряно. Важные документы могут затеряться в бесконечном бумажном потоке;
• Контроль документов. Зачастую отсутствует какой-либо контроль, если в компании проходят процедуры согласования документов — никто не знает на каком этапе и в каком состоянии находятся документы. Вследствие чего возникают издержки, связанные с выяснением актуального статуса;
• Подготовка документов. Как правило, компании используют внутренние регламенты, которые сопровождаются установленными шаблонами документов. При подготовке документов обычно возникают проблемы с тем, чтобы найти актуальный шаблон и вручную заполнить документ. Все это также приводит к дополнительным издержкам.
• Автоматизация процессов. Активная работа с бумажной документацией означает отсутствие системы, которая обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов компании и соответственно поток документов внутри компании. Возникает риск того, что важная документация не дойдет до ответственных лиц. И, пожалуй, самый важный момент — у руководителей нет возможности контролировать бизнес-процессы компании.

Это лишь основные, но далеко не все проблемы, присущие бумажному документообороту. 

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот – это целая система, которая помогает обеспечить прозрачность бизнес-процессов компании, повысить эффективность работы сотрудников, снизить временные издержки, связанные с ведением бумажного документооборота, а в некоторых случаях и повысить прибыль компании. Рассмотрим эти пункты более подробно:

• Прозрачность бизнес-процессов. Автоматизированная система позволяет обеспечивать выполнение всех регламентов компании согласно установленным правилам – достигается это настройкой произвольных маршрутов согласования документов, автоматическим уведомлением пользователей о поступивших и просроченных задачах, автоматическим формированием документов по шаблонам и т.д.; 
• Эффективность работы. Список активных задач всегда доступен сотруднику, а механизм оповещения сведет к минимуму возможность забыть о поручении или не выполнить задачу вовремя;
• Централизованное хранение документов. Все документы находятся непосредственно в системе, что снижает риск потери документов, а механизмы поиска позволяют оперативно найти необходимый документ;
• Безопасность. Разграничение прав доступа позволит сотрудникам получить доступ только к тем документам, с которыми они имеют право работать; 
• Удаленный доступ. Позволяет организовать возможность удаленной работы сотрудников. У руководителей всегда имеется доступ через web или мобильное приложение к отчетам по выполнению задач и поручений, а также к нужным документам; 
• Повышение прибыли. Благодаря грамотно выстроенным бизнес-процессам у руководителей будет возможность быстро и удобно отслеживать процессы организации и оперативно принимать важные решения. У сотрудников, в свою очередь, появится больше времени на выполнение своих прямых должностных обязанностей.

Система 1С Документооборот позволяет реализовать все преимущества электронного документооборота. Познакомимся поближе с основными возможностями системы и рассмотрим несколько примеров.

Основные возможности системы «1С: Документооборот»

«1С:Документооборот 8» — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.

Основные функциональные разделы:

• Работа с договорными документами;
• Управление документами;
• Эффективное управление процессами;
• Функциональный почтовый клиент;
• Учет и планирование рабочего времени;
• Проектный учет и контроль исполнения;
• Интеграция с любыми решениями.

Рассмотрим некоторые функции более детально. 

Для внутренних документов можно настроить произвольную иерархию, которая будет удобная и понятна для всех сотрудников предприятия. В списке выводится вся необходимая информация по документу.

По каждому документу можно посмотреть список текущих задач, а также всю историю их выполнения (согласование, исполнение, поручение и т.д.) с детализацией по сотруднику и дате выполнения. 

Для сотрудников доступен список, где отображаются активные задачи, которые необходимо выполнить — исполнение, согласование, ознакомление и т.д. Для каждой задачи выводится краткая информация: от кого и когда она поступила, срок исполнения, краткая история выполнения (если она по цепочке исполняется группой сотрудников), а также возможность открыть все вложения (word, excel и т.д.), которые прикреплены к задаче. Сотрудники всегда будут в курсе текущих задач и не забудут о важных делах.

Система позволяет на основании реквизитов документа автоматически формировать шаблоны печатной формы. Механизм крайне удобный и позволяет экономить много времени на оформлении стандартных документов.

В системе представлены всевозможные отчеты по контролю исполнения задач. Например, отчет «Справка об исполнительской дисциплине», который показывает количество задач по сотрудникам и ответственность их выполнения.

Система позволяет регламентировать в программе процессы обработки документов, в которые могут входить согласование, исполнение, поручения и прочие процессы, а также прописывать различные условия маршрутизации. 

Конечно, в рамках статьи довольно сложно рассмотреть все функциональные возможности системы 1С:Документооборот, но мы надеемся, что для понимания пользы от программы достаточно и такого небольшого обзора!

Почему именно 1С: Документооборот

• Система обладает всеми необходимыми инструментами для работы как с внутренним, так и внешним документооборотом;
• Решение «из коробки» подойдет для более 90% задач электронного документооборота предприятия;
• Большинство компаний уже используют в своей работе программное обеспечение от фирмы 1С, поэтому пользователям будет достаточно легко адаптироваться к новой системе, а механизмы интеграции позволят расширить функционал 1С:Документооборот и/или существующих систем на базе платформы 1С:Предприятие 8;
• Веб-сервисы программы позволят настроить интеграцию с любыми другими информационными системами.

Переходите на 1С:Документооборот

Переход на электронный документооборот открывает перед предприятием много дополнительных возможностей, которые могут принести пользу, как сотрудникам, так и в компании в целом — повысить прозрачность документооборота, уменьшить рутинный труд и количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Современные технологии развиваются в сторону всестороннего применения цифрового формата, поэтому уход от бумажного документооборота лишь вопрос времени. Так почему бы не задуматься над этим вопросом уже сейчас, а наши специалисты всегда помогут с грамотным внедрением 1С:Документооборот в вашей компании, а также проконсультируют, как сделать внутренние бизнес-процессы более эффективными.