Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП: основы эффективного учета

«Время — самый ценный ресурс, который у нас есть. И, как любой ценный ресурс, оно требует управления». Эти слова принадлежат Давиду Аллену, известному автору, консультанту по личной эффективности.

В условиях цифровизации, где каждое мгновение на счету, важно правильно использовать время, а также – уметь его учитывать. Такой подход актуален для организации труда, контроля за выполнением поставленных задач.

Управление временем сотрудников становится значимым фактором успешной работы компании. Графики помогают организовать процесс труда. Варьируются они в зависимости от специфики бизнеса, потребностей компании, индивидуальных ситуаций работников.

При приёме на работу для новых сотрудников назначается стандартный график — например, пятидневка с 9 до 18 часов. Однако в процессе трудовой деятельности возможны изменения: перевод на сменный график, гибкое расписание, удалённую работу. Рассмотрим несколько популярных видов графиков работы:

1.   Стандартный (9-18) – классическая модель: рабочая смена начинается и заканчивается в определенное время.

2.   Шифровой – работа по сменам: подходит для производств/сфер, требующих круглосуточной занятости.

3.   Гибкий – позволяет сотрудникам выбирать время начала/окончания рабочего дня.

4.   Удалённый – дает возможность работать из любого места: особенно актуален в последние годы.

Чтобы обеспечить правильный учёт рабочего времени, начните с проверок графиков работы на текущий год. Убедитесь, что все изменения занесены в таблицы, а сотрудники ознакомлены с обновленными графиками. Учёт времени должен быть точным – это влияет на расчёт ЗП и общее настроение в коллективе.

В этой статье мы разберемся с учетом отработанного времени в 1С:ЗУП. Программа поможет разумно управлять трудозатратами, повышая продуктивность сотрудников.

Как проверить график работы сотрудника?

Проверка графиков работы сотрудников доступна пользователям с полными правами, либо пользователям с определенной ролью. Её цель – убедиться в правильности распределения нагрузок, выявить потенциальные проблемы, избежать конфликтов.

Рассмотрим алгоритм подобной проверки.

1.   Откройте 1С:ЗУП. Перейдите в раздел «Настройка».

2.   Выберите «Графики работы»: отобразите график конкретного сотрудника.

3.   Проверьте рабочие дни. Убедитесь, что указаны все рабочие дни, выходные, отпуска.

4.   Сравните с фактическими данными. Сопоставьте график с табелем за определенный период.

Зафиксируйте отклонения; проанализируйте расхождения

Детальная проверка нужна руководителям – для оценки производительности отдела; HR-специалистам, готовящим кадровые отчёты; бухгалтерам – для корректного начисления зарплаты.

Цель проверки графика — обеспечить прозрачность, точность процессов. Это превентивная мера против финансовых потерь, позволяющая повысить эффективность работы.

1С:ЗУП: общие сведения

1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом) — адаптивная система, предназначенная для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы персонала (бух.учет в БП). Она применяется в российских компаниях различной специфики.

Предназначается для учета периода работы, расчета зарплаты, исчисления налогов и страховых взносов, прочих выплат. Программа полезна для HR-отделов, бухгалтерий – упрощает процесс обработки данных о персонале, сокращая время на табелирование.

Рассмотрим ключевые особенности 1С:ЗУП:

•   Упрощение рутинных задач путём автоматизации процессов: позволяет сотрудникам сосредоточиться на важных аспектах работы.

•   Безопасность данных: обеспечивает защиту хранящейся информации, благодаря современным методам шифрования.

•   Гибкие возможности настройки: функционал легко адаптируется в соответствии со специфическими требованиями конкретной организации.

•   Логичный интерфейс: работа с программой доступна новичкам.

Рекомендуется заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП в любом бизнесе, где имеется необходимость в отслеживании продуктивного времени, расчете зарплаты, управлении персоналом. Она подойдет для предприятий малого/среднего бизнеса, для крупных организаций с большой численностью сотрудников.

Способы учета рабочего времени в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП представлены вариативные способы учёта. В зависимости от специфики деятельности, компании выбирают подходящий метод для своих нужд. Речь идёт об учёте отработанного времени и отклонений от графика.

Фактически, учет рабочего времени в 1С:ЗУП — это процесс фиксации фактического времени, которое отработано сотрудниками за оговоренный период. Необходим для расчёта зарплаты, отпускных, больничных и прочих выплат, связанных с трудовой деятельностью.

Суть заключается в фиксации часов, фактически отработанных сотрудником. Важно: мониторинг этих данных необходим для определения переработок или недоработок.

В основном, используется в следующих случаях:

•   расчёт заработной платы;

•   формирование отчётности по труду;
  

•   анализ трудозатрат в проектной деятельности.

Учёт отклонений от нормального рабочего графика является более приоритетным из-за того, что он создает меньшую нагрузку на систему, охватывая случаи, когда сотрудник не работал по различным причинам. Причиной выхода за рамки графика становятся болезнь, отпуск, временная нетрудоспособность.

Также подразумевает фиксацию времени, выходящего за рамки стандартного рабочего: переработки, прогулы, другие отклонения от графика. Метод позволяет точно обозначать рабочие часы, после чего – производить корректный расчет зарплаты.

Применяется в следующих случаях:

•   оценка эффективности работы сотрудников;

•   анализ причин отклонений с последующим принятием мер по их устранению;

•   расчёт штрафов/дополнительных выплат.

Оба метода нужны для получения полного представления о трудовом процессе. Их сочетание помогает оптимизировать трудовой процесс, повысить КПД сотрудников.

Метод учёта отработанного времени применяется, когда фактически отработанное время нельзя учесть, зарегистрировав только документы-отклонения. Это может происходить, если в организации нет возможности составить график, или по итогам месяца получается, что график не соблюдается, так как сотрудники часто замещают друг друга. Он позволяет напрямую рассчитывать заработок на базе фактически проведённого на работе времени.

Учёт отклонений – наоборот, необходим для мониторинга периодов отсутствия, критичных для финансовых расчётов.

Вот пример: сотрудник отработал 160 часов в месяц и был на больничном 5 дней. Для корректного расчёта зарплаты учитываем оба фактора. Выходит следующее:

•   отработанное время — 160 часов;

•   учитываем отклонения: вычитаем количество часов, когда работник отсутствовал;

График работы не нуждается в проверке, так как данные табели заполняются ежегодно на весь год вперед. Дальнейшие корректировки производят документом «Табель», либо документом «Индивидуальные графики» (изменяет норму времени за месяц).

Рассмотрим инструкцию по учёту отработанного времени и отклонений в 1С:ЗУП.

1.   Пройдите по пути «Зарплата» - «Учет времени» - «Табели».

2.   Выберите «Добавить» для создания нового документа.

3.   Поля: дата, тип учёта – «Рабочие часы», «Болезнь» и т.д. автоматические заполняются в табеле на основании введенных документов в программе.

4.   Сохраните данные и проведите документ.

Последний шаг важен: проверка позволяет удостовериться в том, что каждый сотрудник выполняет свои должностные обязанности в соответствии с графиком. Мониторинг помогает предотвратить переработки; полезен для оптимизации труда, роста производительности.

Где располагается табель учёта рабочего времени

Учётный табель в 1С:ЗУП имеет 2 варианта с различным расположением в системе. Отчет «Табель учета рабочего времени» в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплаты», и документ Табель учета рабочего времени» в разделе «Зарплата» - «Учет времени». Инструмент предлагает список функциональных возможностей:

•   Отчёты по трудозатратам: их можно генерировать по отработанному времени и отклонениям.

•   Табелирование: автоматически заполняет таблицу на базе данных о выходах, прогулах, переработках.

•   Синхронизация: легко корректировать данные, опираясь на графики работы.

Рассмотрим, где именно размещается табель учёта в 1С.

1.      Главное меню – перейдите в раздел «Зарплата».

2.      Выберите опцию «Учёт времени».

3.      Откройте подменю «Табели».

4.      Непосредственно табелирование: при необходимости, выберите необходимый период для формирования отчета.



Рассмотрим перечень функций, входящих в возможности табелей ЗУП:

•   Настройка учета: определение периодов учета/графиков работы, оплаты труда и прочих для разных категорий сотрудников.

•   Ввод данных: указание фактического времени, отработанного каждым сотрудником. Учет отклонений: систематизация данных о переработках и прогулах.

•   Автоматизированный расчет: производится на основе введенных значений, заданных правил.

•   Формирование отчета Т-13: необходим для отражения информации, использования в бухгалтерии.

•   Анализ и контроль: мониторинг, проверка данных на корректность с целью своевременного исправления ошибок в табеле.

•   Интеграция с иными модулями: связывание данных с другими модулями 1С 8.3 и бухгалтерией 8.3 для синхронизации.

Каждая из перечисленных функций в 1С:ЗУП позволяет значительно упростить учётный процесс, гарантируя корректность начисления зарплаты.

Табель в 1С:ЗУП можно создать несколькими способами. Рассмотрим два основных подхода: создание в виде отчёта или документа.

Для создания отчёта выполните следующие шаги.

1.   Перейдите по пути «Зарплата» - «Отчеты по зарплате».

2.   Выберите «Табель учёта рабочего времени».

3.   Введите дату, период и нажмите «Сформировать».

4.   Чтобы создать табель в виде документа, выполните аналогичные действия в разделе «Зарплата» - «Учет времени» - «Табели»:

5.   Выберите «Создать новый документ».

6.   Заполните все поля.

7.  Сохраните и проведите документ.
   

Формы отчёта и документа имеют различия. Отчёт визуализирует информацию, он нужен для анализа. Документ фиксирует данные, применяется для внутреннего расчета.

Рассмотрим алгоритм пошагового заполнения табеля.

1.   Откройте форму табеля, заполните шапку документа: укажите дату/месяц начисления.

2.   Кликните на «Заполнить». Важно помнить о необходимости учёта документов отклонений – ориентируйтесь на фактические отработки сотрудников.

3.   Больничные дни, отпуска, выходные/ночные часы заполняются автоматически.

4.   После завершения кликните на «Провести».

5.   Затем выберите «Т-13», чтобы отправить документы на печать.

Корректирующий табель позволяет править, не затрагивая основную информацию. Будьте внимательны при корректировке, чтобы избежать ошибок. История изменений помогает отслеживать предыдущие версии документа. В случае необходимости легко отменять изменения.

Как правильно заполнить табель рабочего времени пошагово

Правильное заполнение табеля — залог корректного внесения сведений о рабочем времени в программу 1С:ЗУП, отображения часов и выплат. Чтобы не ошибиться, следуйте данной инструкции:

Откройте 1С:ЗУП. Перейдите по пути Зарплата - Учет времени - Табели.

1.   Выберите период. Укажите месяц, год, за который будете заполнять

2.   Данные о рабочих днях и отклонениях заполняются автоматически на основании графика работы и зарегистрированных  документов - отклонений (больничный, отпуск, работа сверхурочно, отгулы и других).

3.   Проверьте правильность заполнения: убедитесь, что вы нигде не ошиблись, ничего не пропустили.

4.   Сохраните изменения. Закончите работу, после чего – убедитесь, что все данные зафиксированы верно.

Табелирование — сложный технический процесс, важная часть управления персоналом. Его задача – отразить реальное состояние дел в компании.

Заключение

Умение заполнить табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП — шаг к эффективному управлению ресурсами. Правильное ведение табеля поможет контролировать трудозатраты, оптимизировать процессы, минимизировать риски.

Важно помнить, что время — это ресурс, который необходимо беречь, эффективно использовать. Способность управлять им заложена в правильной организации труда, грамотной систематизации. Используйте функционал программы 1С:ЗУП для достижения результатов: пусть время работает на вас!