Технология SMART: правила и примеры

О чем речь? Технология SMART выдвигает требования к поставленным целям, которые должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и конечными по времени.

На что обратить внимание? Использование технологии SMART поможет в краткосрочном и среднесрочном планировании, так как все участники процесса понимают, что они делают, зачем и каким образом.

Из этого материала вы узнаете:

• Понятие технологии SMART
• Как расшифровывается SMART
• Алгоритм использования технологии SMART
• Примеры использования технологии SMART
• Ошибки при использовании технологии SMART
• Часто задаваемые вопросы о технологии SMART

Большая часть популярных систем постановки целей характеризуется тем, что основной упор в них делается на тщательную проработку предстоящих действий. Главное отличие технологии SMART состоит не только в анализе этих параметров, но и в качественной проработке реальности, проживаемой человеком здесь и сейчас. Именно поэтому она содержит вопросы, которые направлены на изучение существующих ресурсов, а также на детализацию текущих обстоятельств.

Технология SMART – это не про выдвижение требования «пробивать стену головой», которое зачастую ведёт к полному краху. Это именно про грамотную постановку цели, которая и поможет в своё время реализовать намеченные планы.

Технология СМАРТ характеризуется тем, что имеет чёткие параметры:

• конкретизированная формулировка цели;
• возможность измерения в определённых единицах измерения;
• непротиворечивость реальному положению вещей;
• выполнимость в имеющихся обстоятельствах;
• обязанность достижения в обозначенные сроки.

Проработка перечисленных факторов при постановке цели с использованием технологии SMART позволяет автоматически распланировать все детали её реализации. В основе технологии – четкость и последовательность, а не абстрактные ощущения.

SMART – это заглавные буквы главных принципов метода целеполагания.

• «S», specific, переводится как «конкретный». Цель должна быть сформулирована четко, конкретно, однозначно, без всяких вольностей. Внимание должно быть сфокусировано на каком-то одном желании, которое будет задавать направление для дальнейших действий. При этом различные работники организации должны одинаково понимать и трактовать эту формулировку. При разработке формулировки можно поставить вопрос «Что делать?», ответ на который и будет целью. К примеру, привлечь новых клиентов или увеличить прибыль компании.
• «M», measurable, то есть «измеримый». СМАРТ-цель всегда должна выражаться в конкретных показателях, позволяющих компании определить, удалось ли достигнуть намеченных планов или нет. При этом завышать или занижать показатели не нужно, они должны быть разумными и реально достижимыми. Именно четкие цифры помогают выделить основной критерий, над которым необходимо потрудиться. Например, привлечь 100 клиентов за 1 месяц или увеличить прибыль на 20 % за полгода.
• «А», attainable, что значит «достижимый». Это означает, что при формулировке цели не нужно завышать планку, а ставить реалистичные, достижимые цели. Для этого рекомендуется ссылаться на предыдущий опыт предприятия (данные за минувшие периоды, развитие навыков членов команды, объём инвестиций и т.д.), а также на ресурсы, которыми оно в данный момент располагает. Амбициозность при постановке цели важна, но в разумных пределах. В противном случае чрезмерно завышенные показатели могут демотивировать команду. Так, например, получить 500 новых клиентов – это чересчур амбициозно, а увеличить хотя бы в половину – уже более реалистично.
• «R», от relevant – «значимый». Здесь внимание акцентируется на важности сформированных целей для компании, её соответствии сегодняшним тенденциям на рынке. Однако главное, чтобы реализация поставленных задач предполагала вывод организации на новый, более высокий, уровень. К примеру, если компания желается выйти на внешний рынок, она не должна открывать новые представительства в России. Либо, если основной целью стоит привлечение новых лидов, то не совсем правильно будет делать упор на увеличение количества подписчиков в соцсетях.
• «Т», от time bound, то есть «ограниченный по времени». Это означает, что в ходе формулировки цели необходимо установить дедлайн. Оптимальным считается отрезок от 1 до 6 месяцев. Временные рамки устанавливаются потому, что в долгосрочной перспективе направленность и/или стратегия продвижения фирмы могут редактироваться. Поэтому для покорения рынка, которому свойственно стремительно меняться, строить долгосрочные планы будет не совсем корректно. К примеру, удвоить число новых клиентов к концу следующего квартала – немного расплывчато, однако довольно корректно.

Постановка цели по технологии SMART предполагает выполнение некоторых основных шагов.

Для формулировки потребности рекомендуется изучить конкурентов, провести глубокий анализ проблем, имеющихся в бизнес-процессах компании. Технология постановки целей SMART применяется на большинстве этапов, поэтому не стоит бояться устанавливать отдельные цели для каждой сферы. При этом не забывайте, что 1 потребность = 1 результат.

Рассмотрите, насколько поставленная цель важна для компании. Возможно, это не совсем тот вектор, которому стоит следовать именно сейчас. Изложите детально, каким образом обозначенная потребность будет содействовать выходу бизнеса на новый уровень, поможет стать на шаг выше конкурентов либо улучшить качество выпускаемой продукции.

Пользуйтесь конкретными формулировками, например, «удвоить», «увеличить», «продать» и так далее. А вот абстрактных значений типа «добиться успеха» или «усовершенствовать» лучше избегать.

Они не должны разбегаться с фактическими данными, отраженными в плане. Так, например, если вы желаете прироста клиентов, то определите, сколько хотите привлечь за конкретный период времени.

Разработайте график для каждого участника цели, определите ответственное лицо, которое будет следить за успеваемостью. Промежуточные цели внесите в график, это облегчит задачу достижения одной общей цели. Установка дедлайна возможна для краткосрочных и среднесрочных задач, главное, чтобы он был определён.

Формулировать цель и определять количественные показатели необходимо только после подробного анализа возможностей фирмы. При этом учитывать необходимо такие критерии, как предыдущий опыт компании, бюджет и прочие ресурсы. Это поможет понять, сможете ли вы добиться поставленной цели или нет. Например, если для выхода на желаемый результат у вас не хватает специалистов, упростите задачу либо сначала наймите нужных профессионалов.

СМАРТ применима почти в каждой сфере деятельности – от единичных услуг типа автомойки или прачечной до крупномасштабных отраслей, таких как строительство, недвижимость. Кроме того, эта технология постановки целей может использоваться и в любом направлении деятельности компании.

Рассмотрим на примерах.

• SMART по проектной деятельности: «Реализовать 15 строительных проектов за 12 месяцев»

Данная цель:

• конкретна, поскольку имеется конкретное действие с заключенным в нём результатом;
• измерима, потому что присутствует количественный показатель – число проектов для реализации;
• достижима, поскольку цифры определены после анализа статистики за прошедший период – числа выполненных проектов и темпов роста данного показателя;
• актуальна, так как курс фирмы – на расширение, при этом она обладает всеми необходимыми ресурсами, в том числе финансами, оборудованием и кадрами (есть четкий бизнес-план, а планируемые расходы были учтены и включены в бюджет);
• ограничена по времени, поскольку имеется четко определённый период с учтённой ежемесячной производительностью, за который стоит цель реализовать конкретное число проектов.

• SMART по SEO оптимизации сайта: «Повысить трафик на сайте с поисковиков Гугл и Яндекс на 5 % за 1 месяц посредством поисковой оптимизации имеющегося контента»

Данная цель:

• конкретна – способ, действие и результат понятны: повысить трафик за счет SEO-оптимизации;
• измерима – есть цифра, на которую ожидается рост трафика;
• достижима – показатель задавался с учетом статистики за прошедший период, а также КПД специалистов;
• актуальна – органический трафик является рабочим источником целевых обращений для интернет-ресурса фирмы (заявки поступают чаще всего непосредственно из поиска);
• ограничена по времени – статистика была заранее проанализирована.

Например, руководитель ставит менеджеру задачу оптимизировать отчетность. Он ждет, что в итоге получит единую систему, позволяющую быстро найти информацию с наглядными графиками за любой искомый период. Но сотрудник просто произвёл сортировку файлов по датам и отметил разными цветами.

При этом он не виноват, поскольку работники не обязаны «схватывать на лету» и разбираться абсолютно во всех нюансах. Руководитель должен был изложить свои требования таким образом, чтобы они были поняты правильно. Это касается и временных рамок, и ресурсов, которые потребуются для реализации цели. Решить проблему можно с помощью постановки уточняющих вопросов в открытой форме.

При реализации намеченных целей, в особенности долгосрочных, вводные данные могут корректироваться. К примеру, поменялась стратегия фирмы, сократился бюджет или уменьшилось количество исполнителей. В данном случае руководитель должен мониторить ситуацию и своевременно перестраивать цели. В противном случае исполнители потратят время и силы на нереалистичные или неактуальные задачи.

Бывает, что обстоятельства складываются таким образом, что от цели стоит вообще отказаться. К примеру, на предприятии очень долго внедрялось локальное программное обеспечение, которое затребовало наличия службы поддержки и дополнительных серверов. По итогу обнаружилось, что намного проще и менее затратно было бы взять в аренду облачные серверы, а также сервисы у сторонних провайдеров. Чем быстрее это удастся понять, тем меньше будет напрасно потраченных ресурсов.

Даже при наличии у исполнителей всех необходимых ресурсов, четко сформулированной цели и времени на реализацию, для успешного достижения желаемого результата может банально не хватать стимулов.

К примеру, отдел технической поддержки получил задачу от руководства сделать так, чтобы клиенты чаще оставляли положительные отзывы. Однако сотрудники не получают за свои старания никаких явных преимуществ. В итоге число хороших отзывов так и не увеличилось. Потом специалистам пообещали премию за каждые 50 позитивных откликов, они начали прилагать усилия, проявлять заботу о клиентах и просить оставлять на сайте и в социальных сетях хорошие отзывы.

Исполнитель может не справиться с чрезмерно объемной задачей. В таком случае лучше раздробить её на несколько подзадач и распределить между разными специалистами.

Например, цель стоит вдвое увеличить продажи и повысить мотивацию работников. Для этого рекомендуется выполнить несколько шагов:

• Провести анализ статистики продаж за определенный период.
• Выяснить, какой специалист и в какое время продемонстрировал самые низкие показатели.
• Выявить причинно-следственную связь. Возможно, ключевую роль сыграл сезонный спрос? У конкурентов появился лучший продукт? Цена завышена для местного рынка? Или, возможно, конкретному исполнителю просто не хватает мотивации?
• Найти решения: снизить цены, улучшить продукт, создать акцию, добавить опции за ту же цену, оптимизировать систему мотивации либо провести для работников тренинг.

При установке сроков рекомендуется всегда закладывать дополнительное время на случай форсмажорных обстоятельств.

Например, задача – запустить интернет-магазин. Над реализацией цели работает команда из 10 исполнителей, и руководитель убежден, что им хватит двух месяцев. Он должен здраво оценивать ситуацию: в ходе реализации проекта кто-то из сотрудников может выпасть по разным причинам, тестировщики обнаружат очень много ошибок, на исправление которых тоже потребуется время, либо возникнет необходимость в добавлении целого раздела. Лучше держать в запасе 1-2 недели, чтобы точно уложиться в срок.

Важный аспект – метод СМАРТ не применим в большинстве случаев при постановке долгосрочных целей. Объяснение простое: задачи, которые должны быть решены за несколько лет, кажутся очень далёкими и нереалистичными, поэтому не мотивируют.

GROW (G – Goal – цель, R – Reality – реальность, О – Obstacles – препятствия или Options – варианты, W – Way Forward – план действий) – тоже известная технология постановки и достижения целей. Она была разработана в Великобритании в 1980-х годах. Метод активно развивается и применяется в коучинге.

В данной сфере GROW помогает увидеть кризисы, которые переживает работник, и понять, каким образом их можно победить. Следовательно, в отличие от SMART, GROW больше ориентирована на индивидуальные задачи и цели.

Использовать методику SMARTER, имеющую дополнительные признаки: Evaluated – «оцениваемый», Readjust – «изменяемый» или Rewiewed – «гибкий». Данный подход отличается большей гибкостью и подразумевает периодический анализ с корректировкой отдельных параметров при необходимости.

Технология СМАРТ в менеджменте важна и для исполнителей. Она помогает проверить каждую задачу, поставленную руководителем, и убедиться в её выполнимости, реалистичности сроков и достаточности ресурсов.