Внедрение автоматизированной системы управления закупками для производителя изделий СВЧ электроники НПП «Исток» им. Шокина

Ситуация до внедрения

• Закупочная деятельность на Предприятии осуществлялась посредством бумажного документооборота.
• Заявки инициаторов закупок из подразделений проходили длительный путь согласования
• Срывы сроков поставок, большой объем неликвидов на складах
• Превышение установленных лимитов в виду ручного учета статусов и сумм заявок на закупку.

Результаты проекта

На протяжении 9 месяцев командой Исполнителя совместно с проектной группой Заказчика выполнены задачи в рамках запланированных этапов Проекта:

• Подготовка Проекта и предпроектное обследование (серия интервью с ключевыми пользователями, обследование процесса МТС Предприятия);
• Проектирование Системы (написание Технического проекта, проектирование НСИ и интеграционных механизмов с бухгалтерской системой);
• Разработка и настройка Системы (реализация нетиповой функциональности и настроек, настройка маршрутов согласований, информационного обмена с 1С:Бухгалтерия предприятия ред.3.0, внутреннее тестирование и тестирование по ПИМИ, нормализация, обогащение и перенос основных справочников из бухгалтерской системы и САПР СПРУТ, настройка ролей и прав доступа, настройка автоматических уведомлений);
• Обучение пользователей и переход к опытно-промышленной эксплуатации (в том числе написание пользовательских инструкций, обучение персонала в учебной классе и непосредственно на местах, наполнение справочников, перенос актуальных остатков).
• Процесс материально-технического снабжения от инициации потребности до внутреннего потребления выполняется в единой Системе на базе конфигурации 1С:ERP;
• Все пользователи Системы имеют доступ к актуальной информации о статусе заявок на закупку, поступлениях на склады, заявок на оплату, статусе исполнения договоров в соответствии с установленным для них набором прав доступа;
• Инициаторы закупок могут видеть актуальные остатки ТМЦ на складах в разрезе партий, характеристик и наличия/отсутствия резерва по ним другими инициаторами;
• В системе реализована возможность объединения заявок на закупку от инициаторов в лоты. По итогам закупочной процедуры объем лота разделяется в соответствии с объемами заявок на закупку, из которых он был сформирован. Инициатор закупки может быть уверен, что после поступления на склад он сможет получить заказанный им объем ТМЦ.
• Реализован контроль лимитов по статьям ДДС в разрезе ЦФО;
• Разработан и реализован процесс управления НСИ: мастер-системой для основных справочников является 1С:ERP, создание и изменение элементов справочника Номенклатура производится выделенным Администратором НСИ на основании заявок инициаторов, оформляемых в нетиповом документе «Заявка на добавление/изменение элемента справочника Номенклатура».

Внедрили на предприятии автоматизированную систему (далее ИС) управления расчетами с использованием средств отдельных счетов в исполнении государственных контрактов согласно федеральному закону №275-ФЗ «О Государственном Оборонном Заказе» в АО «НПП «Исток» им. Шокина» для реализации следующих функций:

• Ведение реестра контрактов с Заказчиками;
• Ведение реестра контрактов с Исполнителями;
• Управление платежами по расчетным и отдельным банковским счетам;
• Контроль и планирование использования денежных средств на расчетных и отдельных банковских счетах;
• Подготовка платежных документов.

Основные задачи

• Внедрили в подразделениях организации ИС, функционал, который должен удовлетворять требованиям по проведению платежей к исполнению государственных оборонных контрактов в рамках федерального закона №275-ФЗ с учетом специфики и особенностей деятельности предприятия;
• Разработали механизмы сбора и загрузки актуальных данных в разрезе аналитики Заказчика;
• Разработали и утвердили методики, подготовили инструкции для пользователей ИС;
• Разработали регламенты взаимодействия систем Заказчика (1С: Бухгалтерия КОРП 3.0), с которыми выполняется интеграция ИС;
• Разработали регламенты работы/обмена/взаимодействия с нормативно-справочной информацией (далее НСИ) в рамках комплекса связных систем;
• Провели тестирование ИС и обучение пользователей;

В рамках опытной эксплуатации ИС провели работоспособность всех разработанных механизмов согласно утвержденным методикам, убедились в корректности и полноте загружаемых данных, реализовали экспорт-импорт данных в формате MS Excel и FoxPro, оказали консультационную поддержку пользователям и оперативно реагировали на возникающие инциденты.

В настоящее время Система переведена в опытно-промышленную эксплуатацию. Пользователями системы являются более 50 пользователей (руководство и менеджеры ОМТС, кладовщики, инициаторы закупок от подразделений, руководители подразделений и ЦФО, бухгалтеры), ОМТС осуществляет закупки основной производственной номенклатуры в Системе, до конца 2019 ОМТС планирует перейти к осуществлению закупки работ и услуг в Системе, проектная группа продолжает обогащение справочника Номенклатура и формирует описание требований со стороны ключевых пользователей по дальнейшему развитию Системы.

Выполнены следующие работы

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения

• Повышение эффективности планирования закупок ТМЦ и работ/услуг для нужд Предприятия за счет:
• Автоматизации процесса проведения заявочной кампании;
• Автоматизации складского учета и распределения поступления ТМЦ и работ/услуг по подразделениям Предприятия;
• Централизованного ввода, хранения и использования НСИ (ТМЦ и услуги, готовая продукция, объекты ремонта, объекты инвестиций и оборудование);
• Оперативного формирования необходимой управленческой отчетности;
• Снижения доли ручного труда при формировании первичных документов и отчетов;
• Контроля минимально допустимых запасов основной производственной номенклатуры комплектующих и материалов на складах;
• Оперативного контроля установленных для каждого ЦФО квартальных и годового лимитов по расходам на материально-техническое снабжение.
• Своевременное обеспечение производства и подразделений Предприятия материалами, комплектующими, работами и услугами.
• Переход к электронному документообороту при осуществлении закупочной деятельности

Подтверждающие документы