Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом в НПП Исток им. Шокина: производитель изделий СВЧ электроники

Ситуация до внедрения

До момента внедрения в компании отсутствовала единая информационная среда:

• кадровый учет в организации выполнялся с использованием в программы 1С:Управление производственным предприятием ред.1.
• ведение штатного расписания и планирование затрат - в документах Excel
• учет рабочего времени - в различных программах собственной разработки на базе FoxPro и на «бумажных носителях»
• расчет заработной платы – в программе собственной разработки на базе FoxPro

Критические недостатки:

• многократное дублирование информации приводило к учетным и расчетным ошибкам
• отсутствовала возможность отслеживать реальное распределение затрат по оплате труда
• отсутствовала автоматизированная выгрузка итоговых данных в бухгалтерскую программу. Данные в бухгалтерскую программу вносились вручную

Что было сделано

1. Расчет 6 500 сотрудников в единой базе данных с требуемой производительностью и с соблюдением сроков быстрого закрытия. Расчет выполняется по 100 подразделениям;
2. Пользователями системы являются: 100 табельщиков, 40 экономистов подразделений, специалисты Табельного бюро, Отдела Кадров, Воинского учета, Охраны труда, Отдела Оплаты труда и управления персоналом, Расчетного отдела бухгалтерии, Отдела учета затрат, Планово-экономического отдела;
3. Реализовано разграничение доступа пользователей к данным в информационной базе по функциональным возможностям и доступным подразделениям;
4. Разработана и реализована работа пользователей по матрице ответственности за выполнение регламентных процедур по вводу, согласованию, утверждению и принятию к расчету первичных кадровых и зарплатных данных. Определены строгие сроки выполнения работ;
5. Разработаны процедуры контроля за выполнением регламента расчета зарплаты по ролям пользователей системы. Обеспечена невозможность выполнения процессов вне установленных регламентов без предварительного согласования с ответственными лицами;
6. Разработан автоматизированный механизм распределения ежемесячной премии в рамках установленного для подразделения ФОТ;
7. Реализован учет работы по сдельной системе оплаты труда. Сдельные наряды фиксируются по шифрам производственных затрат;
8. Разработан механизм планирования затрат и распределения фактических затрат по оплате труда в разрезе сотрудников и ШПЗ (шифров производственных затрат) в рамках подразделения. Распределение затрат выполняется экономистами подразделения; Контроль осуществляется сотрудниками планово-экономического отдела;
9. Реализован учет расчетов по начислениям, удержаниям и выплатам, не связанным с оплатой труда прочим физическим лицам в соответствии с учетной политикой организации, в том числе:

• получателям стипендии;
• уволенным сотрудникам;
• пенсионерам;
• наследникам;
• прочим получателям доходов, не связанных с оплатой труда.

10. Реализована возможность формирования ведомостей, реестров платежей, реестров на перечисление НДФЛ по выплатам в банк и кассу сумм, не связанных с оплатой труда;
11. Реализовано формирование регламентированных и аналитических отчетов по начислениям, удержаниям и выплатам прочим физическим лицам;
12. Реализовано получение статистической и план-фактной отчетности по затратам в разрезе видов начислений, отработанного времени, среднесписочной численности и категорий персонала;
13. Расчет страховых взносов выполняется по различным тарифам, установленным для подразделений организации;
14. Реализован механизм выполнения контрольного расчета страховых взносов по основному тарифу в целях получения информации об экономии ФОТ за счет применения специального тарифа страховых взносов;
15. Реализован алгоритм расчета оценочных обязательств в соответствии с учетной политикой организации. Внедрена процедура ежегодной инвентаризации остатков отпусков;
16. Реализовано взаимодействие между пользователями системы с помощью 1С:Документооборот. Заявки и задачи оформляются на основании документов в системе 1С:ЗУП ред.3.1.

Результат внедренного решения

Цели проекта достигнуты. Выполнены задачи:

• Кадровый учет, учет рабочего времени и процесс расчета заработной платы выполняется в единой информационной системе на базе конфигурации 1С:ЗУП 3.1
• Функция управления процессом расчета заработной платы передана в Бухгалтерию предприятия. IT служба выполняет функцию сопровождения информационной системы
• Регламентированы, оптимизированы и автоматизированы следующие бизнес-процессы:
• Управление трудовыми ресурсами
• Учет рабочего времени
• Регламентированный расчет заработной платы
• Формирование регламентированной и управленческой отчетности
• Регламентированы маршруты и сроки прохождения первичных документов, что привело к повышению эффективности труда и сокращению времени обработки документов
• Разработана необходимая документация
• Ускорено получение управленческой отчетности
• Повышена эффективность управления расходами на персонал за счет повышения достоверности данных при формировании управленческой отчетности

Архитектура решения:

• Единая конфигурация 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП;
• Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот;
• Синхронизация данных с 1С:Бухгалтерия ред. 3.0;
• Интеграция с внешними системами (СКУД).

В качестве средств интеграции используются стандартные механизмы обменов БСП, а также библиотека интеграции документооборота.