Внедрение системы менеджмента качества в 1С:Документооборот для производителя медицинских изделий Стентекс

Цели проекта

• Своевременное уведомление ключевых сотрудников о новых стандартах качества
• Ускорение процесса согласования изменения текущих стандартов
• Контроль обучения сотрудников при изменении или вводе новых стандартов качества
• Автоматизация в части назначения ответственных лиц
• Единая система учёта смк и обработки связанных бизнес-процессов

Ситуация до внедрения

1. Часть журналов, где хранилась информация об актуальной версии каждого СМК и обучаемый по ней персонал велись в MS excel.
2. Документация была расположена на системных дисках в связи с чем возникали трудности в оперативном поиске и правах доступа.
3. Согласование, утверждение изменений и ввода новых стандартов качества выполнялось по электронной почте.
4. В связи с вышеперечисленным возникала проблема с исполнительской дисциплиной и прозрачностью процессов.

Что было сделано

1. Доработано автоматическое назначение ролей пользователей по данным учетных записей Active Directory.
2. Созданы и доработаны виды документов: «Документация CMK», «Проект CMK», «Заявка на изменение CMK».
3. Разработан быстрый переход к редакциям документации, напрямую из карточки СМК.
4. Разработан регистр «Матрица обучения CMK», а также связанные механизмы автоматического подбора исполнителей задач.
5. Разработан регистр «Матрица согласования и утверждения CMK» а также связанные механизмы автоматического подбора согласующих/утверждающих документацию, в зависимости от параметров документа.
6. Разработаны дополнительные механизмы разграничения прав доступа в разрезе редакций и доп. параметров документов.
7. Разработаны дополнительные уведомления и напоминания в разрезе доп. параметров документов и т.д.
8. Подготовлена сопроводительная документация (описание разработанных механизмов, инструкции для администраторов и пользователей подсистемы).

При старте проекта было принято решение об автоматизации функционала на базе программного решения 1C: Документооборот 8. Разработка и настройка производилась на основе спецификации пользовательских требований, бизнес-процессов компании и ключевых функциональных требований.

Результат внедренного решения

1. Организовано удобное хранение и оперативный доступ к документации СМК, а также удобная система разграничения доступа, что сократило трудозатраты персонала более чем на 30%
2. Автоматизированы процессы, связанные с согласованием и обучением сотрудников, что сократило количество трудозатрат и времени для ввода изменений на 50%
3. Организована прозрачность бизнес-процессов и контроль исполнительской дисциплины для руководителей подразделений.
4. Упрощен порядок разграничения доступа сотрудников

В настоящее время доработанный функционал переведен в опытно-промышленную эксплуатацию. Пользователями данного блока являются более 200 сотрудников.